Скачать журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам образец



Скачать журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам образец

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)


→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 16 ноября 2021 г. Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена.

Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным ().

Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице. Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:

  • если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
  • если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.

Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах.

При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа ().

Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу

«экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)»

. Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.

Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.

При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма: 1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала; 2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью. От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору). При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) ().

Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.

примерную форму книги учета трудовых договоров образец заполнения книги учета трудовых договоров

Более полную информацию по теме вы можете найти в . Бесплатный доступ к системе на 2 дня. Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

 Из статьи вы узнаете:

(далее – журнал регистрации) помогает сотрудникам кадровой службы следить за порядком в кадровой документации.

Сегодня поговорим о том, как правильно вести журнал учета со всеми подробными инструкциями и узнаем его срок хранения. Также в нашей статье можно скачать бесплатно образец документа, который мы приготовили для вас.

В кадровом делопроизводстве журнал регистрации используется для того чтобы регистрировать и с сотрудниками. По итогу регистрации каждому договору присваивается идентификационный номер. Работодатели не обязаны вести такие журналы, однако на практике большинство кадровых служб ведут журналы регистрации.

Работодатели не обязаны вести такие журналы, однако на практике большинство кадровых служб ведут журналы регистрации.

С их помощью кадровая работа значительно упрощается, ведь найти любую информацию о конкретном документе гораздо легче, когда документы находятся в порядке. Каждый документ имеет свой номер, отраженный в журнале регистрации. Поскольку журнал учета является рекомендуемым документом, каждая организация самостоятельно решает вопрос его ведения.

Также с помощью журнала учета проще и быстрее найти информацию о каком-либо сотруднике.

К примеру, если требуются сведения о сроках трудового договора или дате его заключения. Известно, что работодатель должен предупреждать сотрудника о том, что срок заключенного договора подходит к концу. Такое извещение составляется в письменной форме и направляется увольняемому за 3 дня до прекращения договора.

С помощью журнала регистрации кадровики могут вовремя отслеживать данный срок и предупреждать об увольнении. Закон не устанавливает каких-то конкретных требований касаемо формы журнала регистрации.

Каждая компания может самостоятельно разрабатывать свою собственную форму журнала регистрации, утверждая ее в локальных актах. Вы можете самостоятельно можете составить журнал регистрации договоров и соглашений к ним.

Образец, разработанный нашими специалистами, поможет в этом. Скачать Скачать

  • порядковый № и № трудового договора;

  • дата, когда сотрудник был принят на работу;
  • информация о сотруднике: его ФИО;
  • наименование структурного подразделения, где трудится сотрудник;
  • условие о сроке договора. Если с сотрудником заключен , то в журнале регистрации должна быть указана дата, когда договор будет прекращен;
  • дата окончания договора;
  • дополнительная графа для примечаний.

Кроме того рекомендуется предусмотреть специальный раздел, где можно указать сведения об ответственном за ведение журнала регистрации сотруднике.

Обратите внимание! Чтобы закрепить за сотрудником факт несения , необходимо заключить отдельный документ. Для надлежащего ведения учета таких документов нужна специальная форма.

Совет от экспертов! Помимо журнала регистрации трудовых договоров рекомендуется вести еще одну регистрационную форму, в которой в отдельном порядке будут регистрироваться договоры о материальной должностной ответственности.

Как уже было сказано, вопрос о ведении журнала регистрации остается на усмотрение работодателя. Вместе с этим, если в компании такой журнал предусмотрен, то чаще всего его ведет кадровик.

Иногда эти обязанности могут возлагать на бухгалтеров. Далее предлагаем разобрать, как правильно заполнить журнал учета.

Первый шаг: сначала следует прошить журнал учета. В первую очередь на этапе подготовки прошейте все страницы и сделайте заверительную надпись. Для этого используйте прочную нить, которую следует пропустить в имеющиеся отверстия начиная сзади, а затем вверх, а после назад в среднее отверстие.

Концы нити, выведенные назад, связываются узлом, обхватывая проходящую от верхнего до нижнего отверстия часть нити. Вам также будет интересно: — — Второй шаг: прошитый журнал регистрации надо подписать на оборотной стороне.

Оставшиеся концы нити приклеиваются к последней странице с помощью бумажной полоски квадратной формы. На эту полоску нанесите следующую надпись:

«В журнале прошито, пронумеровано и скреплено печатью 32 листа»

.

Эта надпись должна быть заверена уполномоченным сотрудником или руководителем (указана должность, ФИО, дата и подпись ответственного). На бумажную полоску проставляется печать.

Важно, чтобы одна часть оттиска располагалась на полоске, а другая захватывала лист журнала регистрации. Третий шаг: внесите записи в порядке хронологии.

После этого журнал учета готов к работе.

При внесении записей по регистрации договоров важно соблюдать хронологическую последовательность.

Продолжительности хранения журнала регистрации согласно составляет 75 лет. В процессе своей деятельности каждая компания ведет множество журналов регистрации и учета. Все они в целом используются для того, чтобы учитывать и структурировать:

  • документы (личные дела, трудовые договоры и тому подобное);
  • события (проведение проверок теми или иными ведомствами);
  • факты (выдача справок, ознакомление сотрудников с локальными актами компании).

С помощью журналов регистрации гораздо проще отыскать необходимую информацию, проанализировать факты и прочее.

К примеру, в журнале регистрации можно найти сведения о дате последней . Организации не обязаны вести журнал регистрации. Каждая компания самостоятельно решает вопрос о том, вести ли такую документацию или нет.

С помощью журнала учета кадровые документы будут находиться в порядке, что значительно упрощает документооборот и работу кадровой службы. Журнал регистрации должен быть прошит и заверен. После журнал передается в отдел кадров, где храниться 75 лет.

Источник: «» Теги по теме

Как вести журнал регистрации допсоглашений к трудовым договорам

25 Января 2021 в 14:13 Журнал регистрации дополнительных соглашений — это учетный реестр, используемый в кадровом делопроизводстве.

Цель — фиксация сведений обо всех существенных изменениях, вносимых в трудовые договоры с сотрудниками. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter (заполненный) для раздельного учета Кадровые службы ведут регистрацию дополнительных соглашений к трудовым договорам, которые оформляются в следующих случаях:

  • изменение условий оплаты;
  • работа по совместительству стала основной;
  • срочный формат занятости стал бессрочным;
  • перевод на другую должность, переименование должности;
  • переименование организации, структурного подразделения;
  • изменение персональных данных работника;
  • временный перевод или временное замещение;
  • сокращение испытательного срока.

Новые сведения не вносятся в текст основного документа, а оформляются отдельным допсоглашением.

Последнее заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью исходного. Все допсоглашения составляются в 2 экземплярах и регистрируются в одном журнале.

Крупные организации ведут регистрацию раздельно. Это позволяет учитывать и быстро находить необходимую информацию. После внесения записи в реестр оформление допсоглашения завершено.

Если журнал регистрации ведется верно, он обладает юридической силой, защищает работника от неправомерного одностороннего изменения исходных договоренностей. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

Форма учетного документа (и при совместном, и при раздельном ведении реестра договоров и допсоглашений к ним) не регламентируется законодательством и специальными НПА. Работодатель самостоятельно разрабатывает, дополняет или изменяет структуру документа. Решение о ведении принимается руководителем и оформляется приказом.

На практике формуляр используется одновременно в двух форматах:

  • бумажном;
  • электронном.

Это позволяет выполнять учетную функцию и использовать прошитый и заверенный формуляр с пронумерованными страницами при проверках и для ведения судебных споров.

Книги для ведения учета приобретаются в специализированных магазинах, но чаще создаются в электронном виде и распечатываются. Ниже — титульный лист и образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним при совместном учете. На титульном листе содержатся:

  • название организации;
  • название документа;
  • интервал ведения — даты начала и окончания;
  • Ф. И. О. и должность ответственных за ведение учета допсоглашений.

На приведенных примерах видно, как регистрировать допсоглашения к трудовым договорам: варианты содержат совместный и раздельный учет.

Напоминаем основные правила:

  • все записи нумеруются по порядку;
  • указываются номера изменяемого соглашения, дата его заключения и данные работника, с которым оно заключено;
  • фиксируются дата и номер допсоглашения, номер изменяемого пункта;
  • одна графа при раздельном ведении учета отводится для описания внесенных дополнений или изменений;
  • вписываются данные о документах, изданных на основании заключенных соглашений.

При раздельном учете графы формуляра изменяются, образец журнала регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам выглядит следующим образом. В соответствии с ( перечня) срок хранения трудовых договоров и допсоглашений к ним, а также журналов их регистрации, составляет:

  • 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
  • 75 лет — до 01.01.2003.

Автор: Как восстановить трудовой договор — просить у работодателя распечатать еще один экземпляр, подписать его заново или сделать дубликат. 01 Сентября 2021 в 11:10 Сведения о профилактических прививках по форме 5 — это отчетность, которую готовят все организации и ИП, имеющие лицензию на осуществление медицинской деятельности.

Передают информацию ежемесячно и по итогам года. 25 Августа 2021 в 13:44 Письмо в налоговую о разъяснении — это документ, в котором налогоплательщик обращается в территориальную ИФНС или центральный аппарат службы и запрашивает информацию по правоприменению законодательных норм.

Отправить просьбу могут как сами плательщики, так и их доверенные представители. 25 Августа 2021 в 12:39 Заявление об исправлении описки в решении суда — документ, в котором участник процесса просит судебный орган устранить ошибки или опечатки в принятом акте. 25 Августа 2021 в 11:36 Неверная электронная подпись — это ЭП, которая не работает и не верифицирует документы.

Ошибки возникают как с ключом ЭЦП, так и с ее сертификатом.

24 Августа 2021 в 10:47 19 Августа 2021 13 Августа 2021 10 Августа 2021 02 Августа 2021 27 Июля 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

» Отношения между работодателем и подчиненным регулируются трудовым договором.

Изменение аспектов взаимодействия (уровня оплаты, условий работы) фиксируется посредством оформления дополнительных соглашений.

Данные документы требуют контроля и систематического учета. С этой целью на предприятиях используют журналы регистрации.

Законом не обозначена обязательность регистрации соглашений с подчиненными об условиях труда. Однако ведение записей во многом упрощает работу специалистов кадрового отдела, особенно когда речь идет о крупных заводах с большой численностью работников.

В регистр вносятся основные сведения: Ф. И. О. служащего, должность, дата оформления.

Этой информации достаточно для составления справок статистики или выписок работникам.

Кроме того, фиксирование сведений о заключенных соглашениях с подчиненными используется при в судебном порядке. Законодательством не обозначены жесткие требования в плане фиксирования дополнительных соглашений к контрактам с подчиненными. Книга учета принесет не меньше пользы, чем регистр трудовых договоров: систематическое внесение записей позволит в случае необходимости отследить измененные пункты в трудовом контракте каждого работника, подготовить запрашиваемые справки.

СОВЕТ! Удобно вести общую тетрадь регистрации контрактов с работающими и допсоглашений к ним.

Такой учет не только избавит от необходимости заполнения двух книг, но и позволит увидеть полную картину трудовых отношений с каждым сотрудником. Заполнение регистра является частью кадрового учета и возлагается на специалиста отдела кадров по назначению начальника.

Данный работник несет ответственность за достоверность вносимых сведений и отвечает за сохранность книги. ВАЖНО! Срок хранения регистра трудовых договоров в архиве законодательно не определен. Как правило, руководители организаций принимают к сведению требования ФАС: записи в таком случае хранятся в архиве 75 лет.

Журнал учета трудовых договоров ведется в произвольной форме.

Документ представляет собой книгу или тетрадь, страницы которой расчерчены таблицей. Количество столбцов таблицы определяется индивидуально.

Несмотря на отсутствие четких требований к заполнению, при ведении регистра нужно соблюдать правила:

  • Обложка – на титульном листе прописывается полное наименование организации, реквизиты, название регистра, дата его начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного за ведение записей.
  • Листы – нумеруются при заведении новой книги. На первой странице можно указать правила заполнения регистра или просто пропустить. На второй – перечень лиц, ведущих записи. Оформляется таблицей с указанием порядковых номеров, Ф. И. О. и должностей специалистов, периодов времени, причин поручения регистра, номера приказов о назначении и личных подписей. На последней странице делается запись, что журнал закрыт, опломбирован и передан на хранение в архив. Нужно указать количество заполненных страниц, количество внесенных документов, Ф. И. О. и должность ответственного, номер приказа о его назначении.
  • Допустимо ежегодно заводить новую книгу для регистрации договоров и . Такой учет упростит статистическое наблюдение за движением кадров.

Информацию о контрактах с подчиненными вносят в таблицу, графы которой могут содержать следующие сведения:

  1. Порядковый номер позиции.
  2. Номер соглашения.
  3. Дата оформления документа.
  4. Дата получения контракта сотрудником.
  5. Полное имя и фамилия подчинённого.
  6. Номер и наименование структурного подразделения, в которое определен работник.
  7. Должность нанятого.
  8. Срок действия контракта.
  9. Подпись работника.

Приведенный перечень и порядок расположения граф ориентировочный и определяется индивидуально. Часто в таблицу вносят столбцы, в которых регистрируются дополнительные соглашения или сведения о материальной ответственности лица. СОВЕТ! Допустимо ведение учета договоров в электронном варианте.

По сравнению с бумажными журналами, электронный учет обладает рядом преимуществ: обеспечивает лучшую сохранность данных, не требует архивного хранения, облегчает поиск нужной информации. Недостатками электронной формы журнала является невозможность получения подписей сотрудников, риск сбоя в работе компьютера. Заполненный образец журнала регистрации трудовых договоров можно скачать по .

Документ содержит таблицу, состоящую из десяти столбцов.

Сведения из таблицы охватывают основную информацию из контрактов, а также данные о допсоглашениях. Вам может быть интересно: ? Наиболее типичной ошибкой при заполнении книги учета контрактов с подчиненными является путаница в столбцах. Например, в первую графу, где нужно указать порядковый номер позиции, вписывают номер контракта.

Описки, неправильно указанные даты и другие небольшие ошибки широко распространены. ВАЖНО! Нельзя вносить в бланк правки. Если допущена ошибка, тетрадь закрывается.

Перед сдачей в архив на последнем листе делается пометка, что книга регистрации закрыта по причине ошибочного заполнения.

При обнаружении ошибки допустимо перенести уже внесенную информацию в новую книгу учета, а испорченный регистр уничтожить.

Перейдя , можно скачать бланк журнала регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений. Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Руководитель организации может не иметь возможности вовремя подписывать документацию.

В связи с этим применяется 1 июля 2021 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В нем содержатся сведения При покупке жилой недвижимости гражданин получает право на вычет. Оно позволяет вернуть часть потраченных Индивидуальные предприниматели нанимают сотрудников по общим правилам.

При заключении срочных соглашений существует ряд особенностей.

Нужен ли журнал регистрации трудовых договоров и доп соглашений к ним – образец для скачивания в 2021 году

» Автор Ольга Петрова На чтение 4 мин.

Приняв нового сотрудника на должность, работодатель оформляет с ним трудовой контракт.

В журнал для их учета и регистрации записывается вся нужная информация о трудовых сделках, совершенными со специалистами организации. Регистрируются как заключенные новые трудовые договора, так и дополнительные соглашения к уже существующим контрактам с изменениями условий. Сегодня многие сотрудники кадровой службы задаются вопросом, обязателен ли для заполнения данный журнала учета.

Благодаря оформлению учетного сводного журнала, договор, оформленный на предприятии, не сможет потеряться, и сам факт существования соглашения со специалистом легко доказывается. Журнал регистрации удобно применять в практической трудовой деятельности, ведь с его помощью легко найти информацию об огромном количестве трудовых контрактов, хранящихся в архиве и дополнительных соглашений, составленных к договорам об изменении условий труда.

Журнал регистрации удобно применять в практической трудовой деятельности, ведь с его помощью легко найти информацию об огромном количестве трудовых контрактов, хранящихся в архиве и дополнительных соглашений, составленных к договорам об изменении условий труда. Регистрация и грамотный учет трудовых договоров позволяет быстро составлять отчетность в статистику для крупных фирм и организаций.

Также необходимость учета данной документации заключается в выдаче справки трудящемуся при увольнении и устройстве на другую работу. Зачастую работодатели требуют подтверждать предыдущее место деятельности справкой установленного образца. Еще один важный момент необходимости ведения журнала — рассмотрение трудовых конфликтов.

При его отсутствии позиции работодателя в суде становятся менее убедительными. Составлять регистрацию трудовых основных и дополнительных соглашений можно вручную или при помощи компьютера.

Вид документа может быть свободным, а также создаваться с применением общепринятых правил документооборота.

При использовании последнего варианта делается плотная обложка для журнала с фиксированием соответствующих записей: название организации, период занесения информации, ФИО ответственных сотрудников за ведение журнала. Обязанность по ведению сводной книги учета и регистрации обязательно фиксируется в должностной инструкции специалиста.

Форма журнала не предусматривает строгого образца, допускается наличие любых данных (на усмотрение компании). В первую очередь, нумеруются все листы (даже незаполненные).

На первом листе книги ничего не пишется или обозначаются нормы заполнения. Бланк журнала учета может содержать следующие пункты:

  • номер по порядку;
  • дата договора;
  • номер трудового контракта;
  • данные о дополнительном соглашении к договору;
  • должность, на которую принят работник (по приказу);
  • ФИО подчиненного, заключившего трудовой контракт;
  • характер работы: основная или по совместительству;
  • роспись ответственного сотрудника за сделанную запись;
  • комментарии (важная информация по поводу трудовой деятельности специалиста).

Последняя страница обязательно содержит надпись о закрытии журнала регистрации и сдаче его в архив. Также заполняются данные о количестве заполненных листов и номеров подписанных контрактов.

Далее указывается должность ответственного специалиста и соответствующее основание (приказ или распоряжение с указанием его номера и даты).

Регистрацию договоров можно делать сквозную (если документов небольшое количество), или же каждый год начинать нумерацию с номера «один» (для более крупных компаний). Скачать примерный образец журнала учета и регистрации трудовых договора и доп соглашений к ним – . Срок хранения документа составляет 75 лет. При обнаружении ошибки в частично заполненном журнале требуется закрыть его досрочно.

На завершающей странице учетной книги делается необходимая запись о его закрытии, издается об этом приказ. Вносить изменения в журнал можно по разным причинам: перевод на иную должность, отстранение от занимаемой должности, смена работодателя или трудовых функций. Данные изменения в первоначальный контракт с работником не вносятся, а оформляется дополнительное соглашение к нему.

Количество доп соглашений к трудовым договорам законом не ограничено. Крупные компании могут также вести учет дополнительных соглашений. Причем доп соглашения можно учитываться по-разному. Можно проводить их регистрацию отдельной строкой в том же порядке, что и основной документ. Можно добавить столбик, где будут делаться отметки о заключенных дополнительных соглашениях.

Можно добавить столбик, где будут делаться отметки о заключенных дополнительных соглашениях.

Данный вопрос законодательством не регламентируется, поэтому организация вправе самостоятельно решить этот вопрос.

Пример оформления журнала регистрации трудовых договоров и соглашений к ним

» Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 20.05.2021 Правильное оформление отчетности, связанной с кадровым документооборотом – гарант успеха любой организации. Особое положение занимают регистрационные книги учета, которые могут потребовать ГИТ и ФНС при проведении плановых и внеплановых проверок.

Также они необходимы для расследования несчастных случаев, при судебных разбирательствах и иных чрезвычайных ситуациях. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним необходим для предъявления профсоюзу и коллективу работников.

Журнал иначе называют книгой регистрации или учета трудовых договоров.

Он, помимо предоставления отчетности, используется для внутреннего менеджмента предприятия. По книге можно оперативно определить текущее положение кадрового потенциала компании и собрать статистические данные. Журнал позволяет оценить следующее:

  • какое количество трудовых договоров и допсоглашений принято на предприятии;
  • какой процент договоров актуальны, уже расторгнуты или истекли, но продолжают храниться в архиве организации;
  • какой была средняя продолжительность действия трудового договора (работы сотрудника на предприятии).

Журнал очень упрощает работу с личными карточками, трудовыми книжками и иной кадровой документацией, потому что для получения информации не нужно искать оригинал каждого трудового договора или дополнительного соглашения, а достаточно просто заглянуть в общий журнал.

Экономия времени становится очень заметной, если необходимо искать информацию сразу о нескольких трудовых договорах.

Работодатели любого юридического статуса (в том числе и ИП) обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

В противном случае при первой же инспекционной проверке или конфликте с сотрудниками работодатель понесет убытки из-за больших штрафов. Также журнал понадобится для дополнительной работы с кадрами: для оформления всех выписок, справок, сопроводительной документации для любой инстанции потребуется работать с трудовыми договорами чуть ли не всех сотрудников компании одновременно, что провести без специализированной учетной книги попросту невозможно. Ведение журнала (книги) учета трудовых договоров возлагается на сотрудника отдела кадров (иногда начальника данного отдела).

Если предприятие небольшое, после прохождения специальных курсов взять на себя обязанности по документообороту может помощник руководителя или сам руководитель. Разрешено делегировать обязанности по работе с кадрами сторонней организации или аутсорсинговым компаниям. Журнал разрешено вести в электронном или бумажном виде, но в идеале совмещать оба этих варианта (на бумажном легче ставить подписи и для него не требуется масштабный электронной документооборот, однако его труднее заполнять и редактировать).

Бумажную книгу можно либо покупать со специальной формой, либо расчерчивать самостоятельно. Правила ведения журнала должны быть утверждены локальными актами предприятия.

Лицо, ответственное за ведение, должно утверждаться приказом руководителя. Журнал не имеет типовой законодательно установленной формы, но составляется по стандартным правилам.

Документ включает две части: титульный лист (обложку) и табличную (основную) часть.

На титульной странице следует указать наименование организации, название журнала с датами и местом его создания, ФИО и должности лиц, ответственных за ведение документа. Рекомендуется оставить больше места для списка фамилий, потому как ответственные могут несколько раз смениться до того, как журнал закончится.

Рекомендуется оставить больше места для списка фамилий, потому как ответственные могут несколько раз смениться до того, как журнал закончится.

Табличная часть состоит из столбцов, в которых приводятся данные о:

  • номере регистрации трудового договора;
  • дате заключения и дате создания самого трудового договора;
  • ФИО работника, его должности;
  • структурном подразделении, где работник трудоустроен;
  • сроке действия соглашения;
  • характере осуществляемой деятельности;
  • наличии дополнительных соглашений.

Отдельно оставляется графа для примечаний. В журнале нельзя делать исправления – только ставить пометки, если сотрудник был отстранен от работы, переведен на другую должность (перешел в другое подразделение), или изменились условия труда.

Когда журнал заканчивается, его заверяет руководитель, поставив личную подпись и печать. После документ сшивается, пломбируется и бессрочно хранится в архиве.

. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений необходимо вести на любом предприятии для отчетности, внутриорганизационного менеджмента и оптимизации работы с кадрами. Вести го обязан работник отдела кадров. Документ состоит из двух частей: титульного листа и табличного раздела.

Исправлять записи категорически запрещено.

После заполнения журнал заверяют, сшивают, пломбируют и направляют на хранение в архив.

Журнал учета регистрации дополнительных соглашений к трудовым договорам

Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;

  • каждый разворот остается для данных.

    Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;

  • в конце журнала указывается дата закрытия документа.

    Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе.

    Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.

  • При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.Рекомендуется скачать бланк заранее, чтобы не ошибиться в заполнении.При оформлении рекомендуется учесть несколько нюансов:

    1. в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.
    2. в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;

    Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу.

    Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.Образец заполнения можно:На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.Формат

    Книга регистрации трудовых договоров

    12577 С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор.

    Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты. Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «».

    • Бланк и образец
    • Бесплатная загрузка
    • Онлайн просмотр
    • Проверено экспертом

    ФАЙЛЫ Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

    Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах.

    Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

    Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре. Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

    • содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
    • отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).

    Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров. Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

    Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

    Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия. не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

    В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

    • наименование организации;
    • название документа;
    • дата начала ведения книги и ее окончания;
    • период хранения.

    Все эти данные указываются на титульной странице книги. Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет).

    В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

    • дата заключения трудового договора, его номер;
    • фамилия-имя-отчество сотрудника;
    • структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
    • должность;
    • характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

    Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п. Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.

    Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

    Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы. Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

    Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных. Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате.

    Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

    • конфиденциальность;
    • простата оформления и заполнения документа;
    • более легкий контроль за ее сохранностью;
    • минимум расходов.

    Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

    Журнал регистрации договоров

    22293 Во многих организациях есть документ под названием «», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

    • Бланк и образец
    • Бесплатная загрузка
    • Онлайн просмотр
    • Проверено экспертом

    ФАЙЛЫ Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала.

    Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

    Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения. Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен.

    Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п. Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме. В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации.

    Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

    Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

    Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением.

    Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

    Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения. Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ. Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет.

    Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу. К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде.

    Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку. Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

    Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

    1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
    2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
    3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

    Журнал регистрации трудовых договоров

    22 Ноября 2019 в 15:33 Книга учета трудовых договоров — это журнал, в котором регистрируется факт приема сотрудников на работу.

    Форма свободная, поскольку документ законом не предусмотрен, но он очень полезен при проведении внутреннего аудита.

    Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter Необходимость наличия документов определяется внутренней политикой делопроизводства каждой конкретной компании. Книга регистрации трудовых договоров относится к таким формам.

    Закон не обязывает иметь такой журнал, но если работодатель считает необходимым вести учет соглашений, то форма этого документа и порядок его ведения утверждается локальным нормативным актом. В качестве обоснования необходимости существования этого документа приведем следующие факты:

    • наличие документа помогает в конфликтных ситуациях и в судебных разбирательствах, с его помощью косвенно подтверждается надлежащее с работником;
    • с его помощью доступен быстрый поиск и обработка нужной информации о рабочей деятельности человека, о датах приема на работу и реквизитах документов, которыми этот прием оформлен (удобно, если необходимо выдать справку о занятости);
    • он удобен для внутреннего пользования, в некотором роде заменяет опись к архиву документов;
    • в графе «Примечания» пишут информацию о работе, которую выполняет нанятый работник, результаты прохождения испытания и пр.

    Форма книги произвольная, количество столбцов и их названия не лимитированы. Журнал трудовых договоров ведется сотрудником отдела кадров, который несет за него ответственность.

    Заполняют форму как в бумажном, так и в электронном виде, работники не обязаны знакомиться с его содержанием, поэтому на бумаге экономят. Инспекторов контролирующих органов этот документ тоже не интересует по причине добровольности его существования. Если спрашивают про эту книгу, то от отчаяния найти хоть какие-то нарушения.

    А вот для внутренних аудиторов он представляет интерес, поскольку журнал регистрации трудовых договоров обязателен при наличии соответствующего внутреннего нормативного акта, и правила его ведения в этом случае утверждает руководитель организации. Если принимается решение вести книгу на бумаге, то листы придется распечатывать и прошивать.

    Структурно она состоит из двух разделов: титульный лист и сама форма регистрации. На титульном листе указывают:

    • наименование компании;
    • период, за который вносятся сведения;
    • Ф.И.О. сотрудника, ответственного за его ведение.

    Внесение записей происходит следующим образом:

    1. Вписывают номер записи по порядку.
    2. Фиксируют дату заключения контракта.
    3. Присваивают номер (что для договора, что для дополнительного соглашения к нему).
    4. Указывают Ф.И.О. работника полностью.
    5. Пишут должность, профессию, структурное подразделение, куда принят сотрудник.
    6. Ставят дату.

    В форме имеет смысл предусмотреть столбцы и для более детальной информации, в зависимости от потребностей организации, например:

    • указание о том, является ли эта работа основной или по совместительству;
    • дата получения работником экземпляра документа;
    • реквизиты приказа о приеме на работу и пр.

    В конце оставляют свободный столбец для примечаний.

    Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 предусматривает срок хранения книг и журналов учета трудовых договоров 75 лет. Место хранения определяет работодатель. Автор: Соглашение о переводе на другую должность — это документ, на основании которого в кадровую документацию вносят изменения о наименовании профессии работника, об оплате труда и пр.

    01 Сентября 2021 в 11:05 Изменение названия должности без изменения трудовой функции — это переименование профессии с сохранением фактически исполняемой сотрудником работы и должностного оклада. Процедуру проводят по соглашению сторон или по инициативе работодателя.

    27 Августа 2021 в 17:21 Нужно ли прошивать трудовые договоры — да, рекомендуется, если в документе несколько листов.

    Но необязательно, поскольку ТК РФ не содержит такого требования.

    19 Августа 2021 в 13:34 Когда трудовой договор вступает в силу — с даты его подписания работодателем и служащим. Но из общего правила есть и исключения.

    05 Июля 2021 в 13:28 Возраст, с которого допускается заключение трудового договора, — 16 лет. А при строгом соблюдении ряда требований — и младше. 21 Апреля 2021 в 16:30 13 Августа 2021 04 Марта 2021 04 Февраля 2021 28 Января 2021 25 Января 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

    Оформляем журнал регистрации трудовых договоров

    Не допускаются исправления, неточности.

    Рекомендуется в инструкции по кадровому делопроизводству, положении о делопроизводстве, иных внутренних документах, кроме утверждения формы, указать конкретно, как вести реестр регистрации контрактов и заполнять графы. В нет требования об обязательной нумерации контрактов с работниками и допсоглашений к ним. Но поскольку аббревиатура б/н неудобна для быстрого поиска, предприятия разрабатывают свою систему присвоения номеров.

    Нумерация может как вестись в хронологическом порядке, так и обнуляться в начале года. Допсоглашение — неотъемлемая часть базового контракта о работе. Поскольку нормативных указаний, как регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, нет, целесообразно в качестве уникального номера указывать ссылку на основной контракт и вписывать ее в журнал.

    Допускается ведение отдельного реестра для допсоглашений, но рациональнее вести один документ, где отражаются все допники для каждого контракта. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно.

    утвержден новый перечень документов со сроком хранения.

    По этому нормативному документу, срок хранения журнала регистрации трудовых договоров и допсоглашений не изменился — книги, журналы учета ТД хранятся 50 или 75 лет. Отдельно рассмотрим, насколько законно взимание платы за регистрацию трудовых договоров и кто ее осуществляет. В соответствии со регистрации подлежат соглашения о труде между работодателем и работниками-физлицами в органе местного самоуправления.

    Требование оплаты регистрации незаконно, так как местные власти не вправе вводить налоги и сборы, не предусмотренные налоговым законодательством.

    и дополнительных соглашений и дополнительных соглашений к трудовым договорам Правовые документы Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

    Для этого оставьте комментарий под статьей.