Правила ведения журналов учета листков нетрудоспособности образец



Правила ведения журналов учета листков нетрудоспособности образец

Оглавление:

Журнал регистрации больничных листов в организации


Автор:Мария Новикова Содержание Для регистрации и упорядочивания листов нетрудоспособности некоторые предприятия или индивидуальные предприниматели используют специальные журналы. Можно существенно упростить процесс учета бюллетеней, если скачать образец журнала регистрации больничных листов и изучить правила его заполнения. Ознакомиться с ними можно в этом обзоре.

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным.

Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений».

Данный образец актуален и на сегодняшний день, о чем свидетельствует текст Письма Минздравсоцразвития РФ от 11 января 2007 года № 79-ВС «Об использовании бланков листков нетрудоспособности».

Инструкция по заполнению книги регистрации листков нетрудоспособности по форме «036 у» начинается с заполнения титульного листа:

  1. Сначала указывается полное наименование юридического лица (в скобках дополнительно можно прописать и сокращенный вариант) или Ф.И.О. индивидуального предпринимателя.
  2. Заранее указывается дата начала заполнения регистрационной книги, а также момент окончания внесения записей.
  3. В случае, если на предприятии у каждого документа имеется персональный номер, то и журналу присваивается индивидуальный индекс по существующей номенклатуре дел.

Далее журнал регистрации листков нетрудоспособности заполняется следующим образом:

  1. Изначально указывается порядковый номер предоставленного бланка.
  2. В следующий столбец имеющейся таблицы вносится информация о дате, когда сотрудник принес медицинский документ работодателю.
  3. Обязательно внесение данных и о самом работнике: Ф.И.О., сведения о занимаемой им в компании должности, а также, если предприятие крупное, то и название подразделения организации, в котором он трудится.
  4. Записывается индивидуальный номер листка нетрудоспособности.
  5. Заполняется следующий столбец, в котором указываются данные о поликлинике, где сотрудник проходил лечение.
  6. Обозначается нетрудоспособный период: указывается дата, когда работник ушел в вынужденный «отпуск», а также дата закрытия больничного.
  7. В конце в документе делается пометка о том, сколько всего дней отсутствовал на рабочем месте сотрудник.

Cкачать образец журнала регистрации больничных листов можно по .

Заполнение учетного журнала не представляет особой сложности благодаря оформлению его страниц в виде удобной таблицы. Сроки хранения больничных листов на предприятии, а также регистрационной книги, обозначены в п. 896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

896-897 Приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

.

Согласно данному нормативному акту, ИП и юридические лица обязаны хранить медицинские документы у себя в течение 5 лет минимум, этот период запрещено сокращать. Однако, отвечая на вопрос о том, сколько хранятся больничные листы в организации, необходимо помнить о том, что вести учетный журнал работодателю необязательно.

Поэтому ответственности за его утерю в течение обязательных для его хранения 5 лет работодатель нести не будет.

Но сами медицинские бланки хранить придется в обязательном порядке. Дата добавления: 23 октября 2017 г. 6.7 из 10 Проголосовало 3

Как заполнять журнал регистрации больничных листов: образец и порядок

Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника.

Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян .Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице.

На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии.

В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.Мнение экспертаРоман ЕфремовСтаж более 7 лет. Специализация: трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, уголовное право, общая теория праваЗаконодатель не предусматривает введение единого образца журнала.

Таким образом, работодатель вправе самостоятельно определять удобную для него форму документа. При этом законодательно определены некие требования к оформлению журнала:На титульной странице указывается информация, позволяющая идентифицировать организацию (полное наименование фирмы, форма собственности и правовой структуры, ИНН и КПП, адрес расположения головного офиса, даты начала ведения и окончания документа)

Правила и порядок ведения журнала регистрации больничных листов

Документ должен быть обязательно зарегистрирован с присвоением инвентарного номера.

Внесение сведений осуществляется ручкой одного цвета (черной или синей). Не допускаются зачеркивания или исправления в журнале: возле каждой правки должна стоять подпись и фамилия должностного лица, внесшего изменения.

Назначение ответственного лица – задача руководителя фирмы. Как правило, им становится кадровик. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ.

Служащий ознакамливается с ним под подпись. В функции ответственного работника входят:

  1. прикрепление больничного листка к личному делу сотрудника;
  2. своевременное заполнение книги;
  3. гарантия сохранности учетных документов.
  4. внесение правильных сведений или правка неверных данных;

Ненадлежащее исполнение служебных обязанностей может привести к .

Серьезное нарушение сотрудников отдела кадров — утрата больничного формуляра. В таком случае предприятие готовит запрос на имя медицинского учреждения для оформления нового бланка нетрудоспособности. По окончании календарного года или же после заполнения всех страниц журнал передается на хранение в архив.
По окончании календарного года или же после заполнения всех страниц журнал передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.

В книге регистрации листков нетрудоспособности должны присутствовать следующие графы для заполнения:

  1. персональные сведения о работнике (указывается Ф. И. О. и должность лица);
  2. численность суток, на протяжении которых он отсутствовал на рабочем месте (от этих показателей зависит расчет больничного пособия);
  3. дата выдачи листка;
  4. наименование медицинского учреждения, которым был выдан документ;
  5. основание для оформления больничного (личное заболевание или );
  6. подпись сотрудника, который принял на хранение журнал.
  7. дата начала и окончания периода, когда служащий не исполнял свои обязанности;
  8. примечания;
  9. серийный номер формуляра нетрудоспособности;

Журнал учета листков нетрудоспособности

9258 Формирование журнала учета листков нетрудоспособности обычно происходит в организациях с большим количеством наемного персонала. Несмотря на то, что этот документ не является обязательным, многие предприятия его все-таки заводят, т.к.

в конечном итоге его наличие всегда оправдано.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Для того, чтобы ответить на этот вопрос, сначала следует разобраться в том, зачем нужны собственно .

Каждый заболевший работник обязан обратиться в поликлинику или любой другой медицинский центр для того, чтобы официально подтвердить свое состояние.

Свидетельством болезни будет являться листок нетрудоспособности. Без него отсутствие сотрудника на рабочем месте будет приравниваться к прогулу.

На основе листка работнику в дальнейшем выплачивается пособие по нетрудоспособности и одновременно этот же документ служит основанием для возмещения работодателю части выплаченного пособия из средств ФСС (организация оплачивает работнику только три дня – все остальное идет за счет государственного внебюджетного фонда). выполняет сразу несколько функций:

  • систематизирует хранение данных документов;
  • помогает оперативно отыскать тот или иной листок нетрудоспособности при выездных налоговых проверках или по требованию работниками ФСС;
  • позволяет отследить срок предъявления работником больничного листа;
  • дает возможность контролировать лимит оплачиваемых больничных дней.

Большую помощь журнал учета оказывает и специалистам кадровых отделов: информацией из него они пользуются при необходимости подсчета отпускных дней, которые следует продлить, если срок болезни работника приходится на отпускной период.

Если вам нужно создать журнал учета листков нетрудоспособности, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа. Для начала дадим некоторые общие данные. Журнал не имеет единого стандарта оформления.

Это означает, что представители каждой организации имеют право писать его в произвольной форме или по шаблону, разработанному внутри компании (если таковой, конечно, имеется) Журнал допустимо вести в электронном и «живом» виде. Если журнал распечатан, то все листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи толстой «суровой» нити, затем указать на последней странице количество листов, поставить здесь же печать (при условии, что она применяется в деятельности предприятия) и подпись ответственного за ведение журнала сотрудника.

Удостоверять автографом ответственного лица нужно каждую страницу документа после ее заполнения. Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии.

В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия.

При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.
На титульный лист надо написать:

  • наименование компании;
  • дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
  • ответственное за ведение журнала лицо;
  • если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы.

Сюда надо включить следующую информацию:

  • номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
  • название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
  • должность и ФИО работника;
  • подразделение, в котором он трудится;
  • период нахождения на больничном;
  • код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
  • дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Порядок ведения и оформления журнала учета и регистрации листков нетрудоспособности – образец для скачивания

Все сведения должны быть хорошо читаемы, при возникновении ошибок поправки вносятся в общепринятом порядке.

Записывается информация о больничных листках в хронологическом порядке. Скачать бланк формы книги учета и регистрации листков нетрудоспособности – . Скачать образец заполнения журнала учета больничных листов – .

Испорченные или утерянные бланки фиксируются только в учреждениях здравоохранения и органах ФСС. Экономические субъекты РФ отдельную книгу для данного рода документации заводить не обязаны. Для работодателей и подчиненных предусмотрен строгий порядок действий при потере больничного:

  1. при потере листка заболевшим сотрудником существует возможность восстановления документа (), после написания соответствующего заявления, ранее требовалась справка от бухгалтерии своего предприятия об отсутствии выплат пособия по данному больничному;
  2. при утрате больничного представителем работодателя сумма пособия, начисленная по нему, возвращается в ФСС или не принимается к зачету, возмещение вреда организации остается на усмотрение руководства компании;
  3. исправления врачом или ответственным сотрудником фирмы вносятся в соответствии с рекомендациями органов ФСС.

Случаи потери, утраты больничных листов встречаются достаточно редко, ведение отдельного журнала не требуется, достаточно поставить необходимую пометку в общем журнале учета бланков. Учет, хранение и регистрация больничных листков в организации следует четко организовывать.

Обязанности ответственного сотрудника возлагаются приказом руководителя и закрепляется в учетной политике. Хотя законом не обозначено четкое документирование, ведение книги учета больничных листков затрагивает в первую очередь интересы работодателя, потеря первичной документации ведет к финансовым потерям.

Журнал учета больничных листов

Обычно издается приказ о назначении лиц, ответственных за листы нетрудоспособности. Нужно помнить! Помимо медицинской организации учет больничных листов может вести работодатель.

За регистрацию поступивших документов отвечает кадровая служба или бухгалтерия. Учет ведется для табелирования сотрудников и расчета пособия по временной нетрудоспособности. В целях регистрации больничных листов используется журнал в произвольной форме.

Как заполняется журнал учета больничных листов? Форма Журнала регистрации листов нетрудоспособности утверждена только для медицинских организаций.

Для работодателей унифицированный бланк не предусмотрен.

На практике ведется журнал, разработанный самостоятельно с учетом общепринятой практики. Медицинской организацией Лечебные учреждения приобретают готовую книгу регистрации листов временной нетрудоспособности (форма № 036-у), прошнуровывают, пронумеровывают, заверяют печатью и подписью руководителя.

В Журнал вносят следующие сведения:

    номер больничного листа; ФИО пациента; возраст пациента; адрес проживания пациента; место работы и выполняемая работа пациента; диагноз; ФИО врача; с какого по какое число месяца сотрудник освобожден от работы; количество дней больничного листа; отметку о направление пациента в другую медицинскую организацию. Записи делаются четко и разборчиво без зачеркиваний и исправлений. В случае ошибок вносятся исправления, которые должны быть заверены печатью учреждения и подписью руководителя.

    Форма книги учета листов временной нетрудоспособности Важно!

    Ежемесячно проводится проверка правильности ведения книги регистрации листов временной нетрудоспособности. Анализируется заболеваемость, продолжительность болезни.

    Фиксируется, сколько бланков испорчено, утеряно или похищено.

    Работодателем Работодатели самостоятельно разрабатывают форму журнала регистрации листов нетрудоспособности с учетом своих потребностей.

Книга регистрации листков нетрудоспособности — журнал учета

Также эта обязанность может возлагаться на другого сотрудника, назначенного приказом главы организации. Например, в тех организациях, где отсутствует отдел кадров, решение кадровых вопросов обычно возлагают на бухгалтера, соответственно, вести журнал необходимо будет бухгалтеру.Поскольку данный учетный журнал является внутренним документом, передавать его другим сотрудникам нельзя без одобрения администрации организации, а ознакомление с ним может происходить только в присутствии уполномоченного лица, на которого возложена ответственность по его ведению и хранению.Этот журнал должен регулярно предоставляться на проверку администрации предприятия, а также в целях формирования отчетов и оценки работы .В случае порчи или утраты документа руководство предприятия должно обратиться в органы внутренних дел и сформировать комиссию в целях расследования происшествия, а также для составления описи всей утраченной документации.

Состав комиссии назначается приказом.Длительность хранения той или иной отчетной документации в организации определяется «Перечнем типовых документов», где обозначен срок хранения определенного документа.Как правило, документация учетно-регистрационной формы должна храниться 3 года. Однако длительность хранения каждого документа может определить в индивидуальном порядке глава организации.

Началом срока принято считать 1 января года, следующего за годом окончания документа.Этот учетно-регистрационный документ входит в перечень наиболее востребованной в кадровом делопроизводстве документации.Процесс ведения журнала не требует ощутимых затрат труда и времени. В то же время документ позволяет руководству организации следить за правильностью и правомерностью расчета и начисления пособий по нетрудоспособности, а также грамотно наладить работу предприятия в целом с учетом своевременного принятия профилактических мер при возникновении заболеваний сотрудников.

Автор:

Приказ Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г.

N 18/29 «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения» (с изменениями и дополнениями)

Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы, и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности.

10. Лицо, ответственное за получение, хранение, выдачу бланков листков нетрудоспособности (далее — ответственное лицо), назначается приказом руководителя организации (регионального отделения Фонда, медицинской организации).

Ответственное лицо получает бланки листков нетрудоспособности на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписью руководителя, главного бухгалтера, заверенных круглой печатью).

11. Лечащие врачи медицинской организации (в отдельных случаях — фельдшеры, зубные врачи) либо работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации получают бланки листков нетрудоспособности, прошитые за левый верхний угол, под отчет от ответственного лица. При получении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки ранее полученных бланков. 12. Корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в течение трех лет, после чего уничтожаются в этой же организации в соответствии с Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек ().

13. Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (). В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение Фонда.

Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях -фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Правила заполнения журнала учета больничных листов

Для экономических субъектов такое правило не установлено.Однако существуют строгие правила действий для работников и работодателей в случае утери первичного бланка

  • В случае, если работник «не донес» до места работы листок нетрудоспособности в случае его утери или порчи, его можно восстановить. Работнику следует взять справку, что пособие по данному листку не выплачивалось, и по этой справке получить дубликат документа.
  • В случае если врач испортил документ или допустил в нем ошибку, медицинское учреждение выдает дубликат;
  • Если больничный лист утерян ответственным лицом. В случае установления данного факта контролирующими или инспектирующими органами сумма, начисленная по этому листу, должна быть возвращена в органы ФСС, или не принята к зачету. В этом случае встает вопрос о возмещении вреда, нанесенного работником (бухгалтером);
  • В случае если бухгалтер испортил документ, то он должен внести в него исправления установленным законом способом.

Важно! Случаи утери, порчи или иной утраты больничных листов на предприятии крайне редки, и поэтому вести отдельный реестр регистрации таких случаев не нужно.Достаточно будет сделать соответствующую пометку в журнале учета и регистрации больничных листов.Учет, хранение и регистрация листков нетрудоспособности на предприятии должны быть четко организованы с возложением соответствующих полномочий на отдельное ответственное лицо.Несмотря на то, что закон прямо не обязывает работодателя документировать этот процесс, это все же необходимо делать.

Это в интересах самого работодателя, так как утеря или иная утрата первичных документов влечет за собой финансовые потери.Вам также может понравитьсяИсточник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/bolnichnyj/dokumenty-bl/zhurnal-ucheta-listkov-netrudosposobnosti.htmlДля того, чтобы сотруднику получить денежную компенсацию на месте работы, он должен предоставить лист нетрудоспособности, т.е. больничный лист. Работодатель обязан оплачивать те дни, когда его

Заполнение журнала регистрации больничных листов: скачать образец и бланк

Учет данных позволяет сократить время на подготовку сведений для ФСС при проведении камеральной проверки.

При использовании электронной формы документ может быть распечатан в любое время и использован для формирования реестра проведенных в заданном периоде листков нетрудоспособности с предъявлением в ФСС.

Систематизация данных позволяет исключить возникновение ошибок в учете. Перечень информации журнала должен быть достаточной для пользователей.

При заполнении необходимо соблюдать последовательность указания данных. Данные Пояснения Порядковый номер Ведение сквозной нумерации производится на весь период ведения журнала либо с ежегодным обновлением Номер документа Указываются номер, указанный на листе нетрудоспособности Учреждение Вносятся данные о медицинском учреждении, выдавшем документ Период действия документа Даты начала и окончания периода нетрудоспособности Дата поступления листа Работник представляет документ в течение полугода после окончания нетрудоспособности Данные работника Фамилия, имя, отчество, отделение, должность, табельный номер Категория места работы Основной договор или совместительство Основание выдачи листа Указываются причины – заболевание, уход за родственником, травма, отпуск по беременности и родам, иная.

Для упрощения записи вносится стандартная кодировка, имеющаяся на ЛН Количество дней Число дней нетрудоспособности по документу Ответственное лицо Данные вносятся при наличии нескольких регистраторов Примечание Заполняется по необходимости Работодатель самостоятельно определяет оптимальный для учета перечень информации. К необязательной для заполнения информации относят:

  1. Сведения о медицинском учреждении.
  2. Основания выдачи листа нетрудоспособности.
  3. Подразделение, табельный номер работника.

При необходимости в журнал вводят дополнительную строку для внесения данных о получателе документа при передаче его в бухгалтерию.

Потребность учета лиц отсутствует в организациях, где кадровая работа производится работниками бухгалтерии. Читайте также статью: → «». Начало заполнения журнала осуществляется после оформления титульной страницы.

Как вести журнал регистрации больничных листов в 2020 году

После передачи сотрудником в бухгалтерию листка нетрудоспособности у руководителя появляется ответственность за хранение документа.

Решить задачу помогает ведение журнала регистрации (учета) больничных. Содержание статьи: Систематизация внутренней документации позволяет оптимизировать ряд рабочих процессов.

Ведение журнала учета больничных листков целесообразно по следующим причинам:

  • он помогает своевременно отметить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности;
  • становится проще следить за соблюдением сроков предоставления листков;
  • сокращается время поиска запрошенных ФСС документов;
  • он помогает отследить все случаи, когда нужно увеличить количество дней отпуска по причине перенесенного во время отдыха заболевания.

Перечисленные достоинства проявляются только при систематическом подходе. Если документ ведется в свободном порядке и используется только время от времени, это приводит к формированию неверной информационной базы и сопутствующим ошибкам.

Не существует унифицированного образца, одинаково актуального для всех учреждений и организаций. За счет этого у руководителей имеется возможность самостоятельного выбора способа представления и упорядочивания больничных листков своих подчиненных.

Имеет смысл детально рассмотреть вопрос работы с журналом и официальным путем закрепить основные положения в локальной документации компании, а также установить единый формат журнала. Сформированная таким образом инструкция позволит снизить вероятность ошибок и разночтений. Моменты, на которые следует обратить внимание при подготовке журнала или рекомендаций по работе с ним:

  • титульная страница или шапка должна содержать идентифицирующую компанию данные, а также информацию о датах начала и окончания ведения журнала;
  • при формировании сводной таблицы стоит включить такие пункты, как: номер листка, ФИО сотрудника, период нетрудоспособности, наименование организации, выдавшей листок нетрудоспособности, дата предоставления документа;
  • дополнительно можно указать вид нетрудоспособности, общее (суммарное) количество дней нетрудоспособности, номер больничного листка, подразделение или отдел, в котором трудится сотрудник, и выделить целый столбец под примечания.

Примечания необходимы для указания особых обстоятельств, влияющих на расчет оплаты больничного.

Заполнять журнал можно ручным способом, но лучше это делать в программе 1С. Для этого нужно будет разработать шаблон документа, утвердить его в локальной документации компании и внедрить его в программное обеспечение.

Сроки хранения журнала строго регламентированы.

Согласно Приказу Минкультуры от 25.08.10 г.

№558 журнал учета больничных листков следует хранить 5 лет при условии, что организация работает с данным регистром.

Журнал учета больничных листков не является обязательным. Это значит, что контролирующие и принимающие отчеты органы не имеют право требовать его с организаций. Однако если во внутренней документации компании прописано, что журнал ведется или имеется инструкция по работе с ним, то организации придется его заполнять и делать это корректно.

Хранить документ нужно будет либо в сейфе, либо в специальном помещении. На законодательном уровне не предусмотрено каких-либо санкций за отсутствие подобного документа, поскольку он не является обязательным.

Вопрос о целесообразности его ведения решается администрацией компании.

Проблемы у кадровика или бухгалтера могут возникнуть только в том случае, если внутри организации принято вести данный журнал, но он не заполнялся или с ним работали не по установленному образцу. Журнал учета (регистрации) больничных листов призван структурировать информацию обо всех случаях нетрудоспособности в организации. Однако обязательным документ не является и не существует единого способа его ведения.

Руководитель сам решает вопросы, касающиеся работы с журналом. Задача может быть перепоручена и непосредственно исполнителю — кадровому работнику, секретарю или специалисту по документообороту.

В целях экономии времени и исключения ошибок целесообразно закрепить форму журнала в , а сам документ заполнять автоматически в программе.

Остались вопросы? Понравилась статья? Поделитесь с друзьями! Заказать помощь специалиста 1С Заказать звонок

Нужно ли вести журнал регистрации больничных листов

Юрист Опубликовано 22 мая 2021 После передачи работником работодателю у организации или индивидуального предпринимателя возникает обязанность по его хранению. Для того чтобы правильно организовать хранение, необходимо вести учет кадровых и иных документов.

В данном случае работодателем используется такая форма, как журнал регистрации больничных листов, образец которого можно найти в конце статьи. Содержание Документ не является обязательным для работодателя. Однако целесообразность ведения подтверждается следующими выполняемыми им практическими задачами:

  • он помогает отследить достижение лимита оплачиваемых дней нетрудоспособности в определенных законом случаях;
  • по нему очень просто отследить соблюдение работником срока предоставления данного документа (в течение полугода со дня его закрытия);
  • при регистрации документа его будет проще отыскать в архиве при запросе листа нетрудоспособности Фондом социального страхования;
  • при использовании такого документа работник кадровой службы сможет подсчитать, на сколько дней необходимо продлить ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, заболевшему в период отдыха.

Таким образом, при правильной организации учета и хранения кадровое делопроизводство значительно упрощается.

Журнал регистрации больничных листов каждый работодатель может заполнять в удобном для него виде, унифицированная форма законодательно не установлена. В каждой организации может быть, таким образом, разработана собственная форма. За основу можно взять предложенный журнал регистрации больничных листов (образец), скачать его можно по ссылке ниже.

На что рекомендуем обратить внимание при подготовке журнала регистрации:

  • при оформлении титульной страницы (или шапки) нужно использовать идентифицирующие организацию данные: полное фирменное наименование с указанием формы собственности и организационно-правовой формы, ИНН и КПП, адрес, наименование документа; также следует указать даты начала ведения и окончания в целях удобства поиска информации по бланку;
  • в табличной части следует в первой графе указать данные о работнике: фамилию, имя, отчество, подразделение и(или) должность, во второй — табельный номер;
  • далее следуют столбцы о самом листке нетрудоспособности: номер, дата выдачи, дата предоставления работодателю, место выдачи;
  • и, наконец, последние графы должны быть предназначены для информации о причине нетрудоспособности, ее периоде, продолжительности, общем количестве дней.

    Желательно оставить отдельный столбец для примечаний.

Работодатель может внести и дополнительные графы в случае необходимости. Журнал рекомендуется хранить в надежном месте и страницы в нем нумеровать. По окончании ведения его следует прошить, поставить на прошивке подпись и печать с указанием количества листов.

Таков общий порядок хранения и учета кадровой документации. Однако если руководитель не видит в нем необходимости, придерживаться его не обязательно.

Обязанность по ведению данного учетного бланка не установлена законодательно, следовательно, ответственность за отсутствие журнала не предусмотрена.

Но стоит учесть, что если руководитель примет решение о его ведении, соответствующие документы должны храниться не менее 5 лет на предприятии, об этом говорится в .

Правовые документы Юрист Окончила Уральскую государственную юридическую академию в 2001 году. Работала в государственных органах и коммерческих организациях, веду частную практику. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого оставьте комментарий под статьей. Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате.

КАДРОВИКУ: СТАТЬИ БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя!

Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2021 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?