Обработка и хранение первичной документации



Как правильно хранить документы


Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах.

Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность. Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив.

Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.

Дальше можно передавать документы в архив. Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале.

Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%.

Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.

Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя.

Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.Для хранения электронных документов тоже есть свои правила: хранить электронные документы минимум на двух разных носителях.

2. Первичная учетная документация и порядок ее применения

Доверенность ( и ) применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю. применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.17. Приходный ордер () применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки.

Приходный ордер () применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад. Приходный ордер должен выписываться на фактически принятое количество ценностей.Графа «Номер паспорта» заполняется при оформлении хозяйственных операций по материальным ценностям, содержащим драгоценные металлы и камни.18.

Лимитно-заборная карта () применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада.Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала (номенклатурный номер).

Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, второй — складу.Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем

Специфика хранения бухгалтерской документации

Течение четырехлетнего срока () начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (; ). Это необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  1. убытков, поименованных в и , определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав ().
  2. убытков в виде сумм безнадежных долгов (; , ) (первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка);

На момент реализации также учитывают расходы в виде:

  1. стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (, );
  2. цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением ();
  3. стоимости приобретения покупных товаров.
  4. цены приобретения (создания) прочего имущества, таких, например, как земельные участки, материальные ценности ( НК РФ);

Вышеизложенное необходимо учитывать при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров. Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признают дату их реализации или иного выбытия ().

Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений этой нормы (, ).

При определении сроков хранения документов необходимо также учитывать, что плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать в течение шести лет сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов (; ).

Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании

Под него потребуется выделить отдельное помещение, в котором предусмотрена система безопасности, контроль над влажностью и температурой. Потребуется также продумать номенклатуру дел и регламент предоставления бумаг.

  • Вне офиса. В этом случае документы передаются на хранение в архивную компанию.

    Это выгодный вариант по многим причинам: в помещениях таких компаний есть все условия для хранения документов, не потребуется выделять комнату под бумаги.

  • Выбор конкретного метода зависит от финансовых возможностей предприятия и нюансов ведения документооборота.

    Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:

    1. Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.
    2. Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.

    ВАЖНО! В законе указаны все сроки хранения документации.

    Если это необходимо, их можно продлить, однако уменьшать минимальные сроки нельзя.

    За ненадлежащее хранение ключевых бумаг предприятия полагается административная ответственность. Рассмотрим статьи, которые регулируют данный вопрос:

    1. Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
    2. Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей.
    3. Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.

    Бухгалтерский документооборот: организация и порядок ведения

    5.

    По способу заполнения. Ранее, когда информационные технологии только начинали свое распространение, было принято делить документы на заполняемые вручную и автоматически, т.е.

    с помощью бухгалтерских программ. Но т.к. на сегодня «ручное» ведение бухучета почти не встречается и практически все формы готовятся с помощью специализированного программного обеспечения, то уместнее будет другая классификация документов: А.

    Бумажные. В этом случае «первичка», сформированная бухгалтерской программой, распечатывается и заверяется подписью ответственного лица, а также (в случае необходимости) печатью.

    Б. . Эта категория «первички» не выводится на бумажные носители, а направляется адресату как внутри, так и вне компании по телекоммуникационным сетям.

    Для подтверждения достоверности также используется подпись.

    Но в данном случае она представляет собой определенным образом закодированный информационный пакет. Итак, вся деятельность организации сопровождается «производством» огромного количества различных бумаг. Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е.
    Чтобы своевременно получать всю необходимую информацию о бизнесе, нужно наладить работу с ними, т.е.

    — организовать документооборот в системе бухгалтерского учета. Ответственность за это, как и за в целом, несет руководитель организации (п.

    1 ст. 7 закона № 402-ФЗ). Важно!

    Несмотря на важность этого вопроса, в современном российском законодательстве до сих пор не существует специального нормативного акта, посвященного бухгалтерскому документообороту.

    Федеральный стандарт «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» сейчас находится в разработке и, скорее всего, будет принят в 2020 году. Сегодня при организации бухгалтерского документооборота на предприятии можно ориентироваться на , утвержденное приказом Минфина СССР № 105 от 29.07.1983. Любая учетная форма в организации проходит следующие этапы документооборота: Создание документа или его получение от контрагентов.

    Проверка. На этом этапе документ анализируют на соответствие требованиям закона, сущности отражаемой операции и математическим правилам.

    Обработка.

    Что относится к первичной документации

    Этот важный момент фиксируется подтверждающей передачу денег первичкой:

    1. если оплата производилась не наличными, то ее подтвердит выписка с расчетного счета, чек платежного терминала и т.п.;
    2. если деньги передавались «кэшем», подтверждением послужит кассовый чек, бланк строгой отчетности или квитанция к приходному кассовому ордеру.
  • Передача товара, оказание услуги, выполнение работы. Она сторона произвела оплату, теперь время и второй стороне выполнить свои обязательства. О том, что она это сделала добросовестно, и у первой стороны нет претензий, будут свидетельствовать следующие первичные документы:
    1. товарный чек (может выдаваться вместе с кассовым или идти одним документом);
    2. накладная (если передавались товары);
    3. акт оказанных услуг (или выполненных работ).
  • Эти документы обязательны для предоставления налоговой, поскольку они подтверждают понесенные первой стороной расходы, что непосредственно влияет на налоговую базу.

    Является ли ? Учет первичной документации должен быть организован так, чтобы каждый бланк проходил систему регистрации внутри предприятия.

    Это необходимо для минимизации риска утери справок и других форм. Делопроизводитель или другое ответственное лицо заводит журналы регистрации документации. Все поступающие бланки оформляются как входящие.

    Исходящими являются формы, которые создаются внутри предприятия (независимо от того, будут они выданы сторонним организациям или останутся на предприятии).

    Поступающая документация должна проходить несколько этапов учета и регистрации:

    • Первоначальная обработка.
    • Регистрация в учетных журналах с проставлением на документе штампа и присвоением входящего номера датой приемки.
    • Распределение по типам бланков и их назначению.
    • Визирование руководством компании (когда директор просматривает входящую корреспонденцию, он проставляет на ней резолюции).
    • Исполнение документа.
    • Приемка.

    Хранение первичной бухгалтерской документации

    Общие рекомендации содержатся в новом ФСБУ (Приказ Минфина № 256н). Нормативы закреплены в Приказе Минкультуры № 558.

    Предусмотрите правила хранения первичной бухгалтерской документации и внедрите их на предприятии:

    • Сведения в резервной копии формируются в хронологическом порядке.
    • Информация удостоверяется электронной подписью уполномоченного лица. К примеру, ЭП главного бухгалтера.
    • Информация подлежит записи на внешний носитель данных. Например, диск, флешка или внешний жесткий диск.
    • Хранение первички в электронном формате должно производиться путем создания резервной копии данных.
    • Внешний носитель следует подписать. Например, на лицевой стороне диска указать следующие реквизиты:
    • Информация должна быть сгруппирована по категориям и видам формуляров для удобства работы.
    • Резервная копия создается за отдельный период времени, продолжительность которого определяется фирмой самостоятельно. Например, отчетный квартал, полугодие или год.
    1. период, за который подготовлена информация;
    2. общий объем информации;
    3. дата, когда была сформирована резервная копия;
    4. порядковые номера журналов учета;
    5. сведения об ответственных лицах.
    6. вид первички;

    Хранить копии следует в сейфе или в ином, специально оборудованном помещении.

    Необходимо назначить ответственного работника, который будет систематически осуществлять архивирование и резервное копирование информации. Ведение бухгалтерского учета может быть передано сторонней фирме или, к примеру, централизованной бухгалтерии.

    В таком случае между компаниями оформляется договор на бухгалтерское обслуживание. Причем правила и сроки хранения бухгалтерской документации должны быть обозначены в отдельном порядке.

    Рекомендуется подготовить дополнительное соглашение с обслуживающей компанией.

    В соглашении учтите все особенности и требования к ведению документооборота и хранения бумаг. Иначе обслуживающая фирма не будет нести ответственность за сохранность и правильность оформления документов.

    Нормы налогового и бухгалтерского законодательства в вопросе о хранении документации расходятся.

    Первичная документация в бухгалтерии

    Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:

    1. Содержание документа или хозоперации.
    2. Данные ответственных лиц.
    3. Подписи сторон.
    4. Натуральные и денежные показатели.
    5. Дата создания.
    6. Название документ.
    7. Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.

    Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике.

    В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике. Рассмотрим первичные документы подробнее. При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п.

    При заключении сделки стороны заключают между собой договор, в котором оговаривают все условия и детали будущих хозяйственных операций: сроки отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг, время для оплаты, способ расчетов и т.п. Дополнительно в договоре фиксируются данные о предмете сделки и цене. Права и обязанности сторон тоже нужно прописать, чтобы в суде было легче урегулировать возможные споры.

    Оптимально, если каждая сделка оформлена отдельным договором. Но компании нередко заключают с постоянными контрагентами один общий договор на ряд однотипных сделок сразу.

    Оформите два экземпляра договора с печатями и подписями сторон на каждом. Письменная форма договора нужна не всегда.

    Например, для сделки по купле-продаже подтверждающим заключение документом выступает кассовый или товарный чек. Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.

    Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты.

    Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д. Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать.

    9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать. Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки.

    Хранение бухгалтерских документов: новые требования Минфина

    В проекте документа речь шла о том, что в России должны размещаться базы данных, в которых осуществляются «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета».

    А в окончательном варианте текста осталось лишь требование

    «хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ»

    .Можно предположить, что изначально у законодателей была идея обязать хозяйствующие субъекты размещать на российских серверах сами системы, в которых ведется бухгалтерский учет, для обеспечения доступа к ним проверяющих вне зависимости от любых особенностей трансграничного управления данными, однако впоследствии было решено несколько смягчить эти требования.Таким образом, очевидно, что новые требования порождают большое количество вопросов, от ответов на которые будет во многом будет зависеть существенность изменения компаниями своих технологических решений. Полная локализация учетных и иных систем, содержащих контролируемые настоящим стандартом документы и данные в них, позволит устранить риски, связанные с нарушением этого стандарта, однако может привести к значительным затратам.Альтернативные варианты — например, создание и хранение в России копий баз данных и систем хранения документов — представляются более рискованными и не всегда оптимальными, но и значительно легче реализуемыми с практической точки зрения.В любом случае, делать какие-либо однозначные выводы в отсутствие разъяснений ответственных ведомств на данном этапе достаточно сложно. Мы надеемся, что такие разъяснения будут опубликованы в ближайшее время.Помимо вопроса локализации хранения, стоит также отметить, что текущая редакция ФСБУ разрешает хранение документов только в том виде, в котором они были составлены изначально.

    Рекомендуем прочесть:  Закон об обязанности детей

    Мы полагаем, что в случае принятия законопроекта, которым предлагается разрешить создание и хранение электронных дубликатов

    Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

    Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат. Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). 10 лет хранят документы, например:

    1. договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
    2. по продаже движимого имущества;
    3. оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

    Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток.

    Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу.

    Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п.

    4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ). В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

    К примеру:

    1. Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
    2. Для договоров – год окончания действия договора.
    3. Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.
    4. Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.

    Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается

    Обзор российских сервисов по обработке первичной документации

    У программы один из наиболее удобных интерфейсов, позволяющих контролировать точность распознавания (для каждой строки документа появляется всплывающая подсказка с указанием соответствующей строки скана) и проводить групповое сопоставление документов.

    Разработчики Entera хорошо «обучили» свой продукт с высокой степенью точности распознавать нестандартные и нечеткие документы (достаточно того, чтобы знаки были читабельны), хорошо определять их тип. При тестировании программы вносить корректировки вручную почти не потребовалось.

    В сервис встроены: математическая проверка таблиц, сверка с базой ЕГРЮЛ и проверка банковских реквизитов, что дополнительно минимизирует ошибки. Правда такое высокое качество распознавания занимает чуть больше времени относительно других программ. Одну страницу придется «подождать» около минуты.

    Большим преимуществом Entera с точки зрения экономии времени является возможность групповой обработки документов.

    Можно не возиться отдельно с каждым листом, а загрузить сразу пачку бумаг. У сервиса есть функция распознавания спутанных страниц и их автоматическое сопоставление в рамках одного пакета документов. Запуск в облачных 1С осуществляется так же просто, как и в обычных 1С, а интеграция с интернет-бухгалтерией «Мое дело» занимает 1 минуту.

    Запуск в облачных 1С осуществляется так же просто, как и в обычных 1С, а интеграция с интернет-бухгалтерией «Мое дело» занимает 1 минуту.

    Из ограничений стоит отметить, что для работы с сервисом необходимо подключение к интернету, так как он находится на удаленном сервере.

    Сервис Efsol одним из первых появился на российском рынке. Благодаря тому, что он существует достаточно давно, создатели сервиса учли опыт большого числа пользователей. Но в то же время, программа использует более старые технологии и не гибка к нововведениям бухучета.

    Efsol порадовал простым запуском и быстрой интеграцией с 1С. Безусловные плюсы программы: удобный и простой интерфейс, контроль дубликатов, наличие выбора типа создаваемых документов, единый словарь сопоставлений и математическая проверка табличной части документов.

    Efsol довольно быстро распознает страницы хорошего качества и позволяет создавать из них большинство существующих в 1С форм документов.

    Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

    Все ошибочные или некорректные формы удаляются.

    В программе остается только верный документ.

    Ежемесячное проведение отчета по взаимосвязям позволяет выявить отсутствующие документы и своевременно, до окончания налогового периода, запросить их у контрагентов.

    Если у организации были убытки, следует увеличить нормативные сроки хранения архивов. Это позволяет доказать правомерность уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли даже по прошествии значительного периода времени. Использование этого алгоритма исключает любые ошибки и неточности в первичной документации.

    Система позволяет экономить время сотрудников, автоматически формирует архив, облегчает доступ к документам. Что особо важно, она уменьшает влияние человеческого фактора на правильность и своевременность обработки форм.

    Именно по такому принципу в 1С-WiseAdvice разработана уникальная технология работы с первичной документацией «Процессинг». Большой опыт сопровождения налоговых проверок позволил нашим специалистам изучить все требования инспекторов.

    Были составлены чек-листы, которые позволяют заранее оценить риски возникновения претензий к оформлению первички со стороны инспекторов.

    Подробнее о том, как мы работаем с документами, мы можем рассказать вам лично. Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров? Подпишитесь на обновления блога Подписаться Поделиться статьей Наши лучшие статьи

      26 февраля 2019 13 февраля 2019 25 июня 2019 18 июня 2019

    Заказ обратного звонка Ваше имя Ваш телефон Удобное время звонка Через 30 минут В течение дня Утром с 9 до 12 Днем с 12 до 15 Вечером с 15 до 19 Что вас интересует?

    Бухгалтерское обслуживание Оптимизация налогов Расчет зарплаты и кадры Восстановление учета Нулевая отчетность Другое Нажимая на кнопку «Заказать звонок», вы даете согласие на Наверх © 2004—2021, ООО «1С-ВайзЭдвайс» Другие компании группы Wiseadvice

    Первичные бухгалтерские документы

    А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах. До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати.

    Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).

    Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики. В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п.

    4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

    Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20). Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

    В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

    Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.