Обязательно ли при заверении копии трудовой книжки проставлять дату



Обязательно ли при заверении копии трудовой книжки проставлять дату

Оглавление:

Правда ли, что трудовые книжки заверяют по-новому


→ → → Добавить в «Нужное» Актуально на: 11 сентября 2021 г. Если работник просит выдать ему трудовую книжку, но при этом он не увольняется, то будет лучше, если работодатель сделает для работника либо копию трудовой книжки, либо выписку из нее.

И не будет выдавать саму книжку на руки работнику.

Ведь это против правил. Исключением является ситуация, когда трудовая книжка необходима работнику для представления в органы Соцстраха, — в этом случае работнику на руки выдается оригинал. Но мы расскажем именно о копии трудовой книжки, а точнее о ее заверении, тем более что летом был введен госстандарт, устанавливающий требования к оформлению организационно-распорядительной документации (). До 1 июля на копии трудовой книжки ставилась лишь надпись «Верно», а также указывалась должность лица, заверившего эту копию.

Кроме того, заверившее копию трудовой книжки лицо должно было поставить свою подпись с расшифровкой, а также указать дату заверения копии. С 1 июля, помимо вышеуказанного требования к заверению копии трудовой книжки, добавилось еще одно условие – на копии необходимо указать место, где хранится подлинник этой трудовой книжки. Причем, в идеале, запись о месте хранения должна выглядеть как «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №.

. за. . год». Но если трудовые книжки у вас хранятся, например, просто в шкафу или сейфе, то в качестве места хранения трудовых вам остается только указать название вашей организации.

Кстати, не забудьте заверить копию трудовой книжки печатью организации (при ее наличии). А для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки можете использовать штамп. С образцом копии трудовой книжки, заверенной в соответствии с новыми правилами, вы можете ознакомиться в нашем .

Более полную информацию по теме вы можете найти в .

Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году

Специалист копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и подписи.

Также на каждой странице вносится соответствующая запись. Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

Используйте эти инструкции бесплатно. Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП).

Расположите оттиск печати по правилам. Ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Трудовую книжку, оформленную неправильно, у работника просто не примут, так как она является недействительной.

Если допущена ошибка, заново скопируйте нужные страницы и заверьте их должным образом. Светлана Черных (Кузнецова) 2021-08-17 13:32:45 Указанный ГОСТ не содержит требований, к оформлению копии Трудовой книжки.

Хватит вводить людей в заблуждение. Светлана Черных (Кузнецова) 2021-09-24 09:46:45 Если не прошивать, то нужно на каждом листе указывать копия верна и подпись?

Светлана Черных (Кузнецова) 2021-09-25 06:27:04 и печать и копия верна на каждом листе? Светлана Черных (Кузнецова) 2021-09-27 07:40:39 А если все листы прошить, то какие отметки необходимо просталять на всех страницах?

Светлана Черных (Кузнецова) 2021-11-06 11:01:48 Подскажите, если я сшиваю документы мне печать подпись дату ставить на приклееной на нитки бумажку, и в конце копии тоже всё проставлять с надписью где хранится (или где храниться тоже на приклеено бумажке а в конце копии не надо? и второй вопрос если просто степлером скрепить то тогда на каждой странице писать все и где храниться или где храниться только на последнем листе?

Светлана Черных (Кузнецова) 2021-11-09 08:24:54 если на последней странице трудовой нет места для записи заверения.Где ее делать? Светлана Черных (Кузнецова) 2021-11-14 12:51:30 Добрый день, помогите, пожалуйста!

Муж попросил

Как заверить трудовую книжку в 2021 году

Подлинник документа находится в ООО «Кристалл» в сейфе отдела кадров в деле № 33.

Начальник отдела кадров Бероев И.Г.Бероев 04.08.2021 г. Печать Заверить трудовую книжку в 2021 году можно не только записями от руки, но и при помощи штампа с соответствующим шаблоном текста.

Оба варианта обладают одинаковой юридической силой. Читайте также: Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags:

    , ,

Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 13:20 14 мая 2021 Кадровое делопроизводство | 11:31 23 января 2019 Кадровое делопроизводство | 12:42 26 сентября 2019 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 12:50 27 февраля 2020 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 13:21 12 апреля 2021 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 11:40 26 октября 2020 Страховые взносы ПФР Кадровое делопроизводство Банки Заработная плата Декретный отпуск Арбитраж | 11:20 30 августа 2021 Прием на работу Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство 6-НДФЛ Отраслевой учет НДС Регистрация налогоплательщиков Бухгалтерский учет, Кадровое делопроизводство Выплаты персоналу Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения .

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

В него входят обязательные шаги:

  • Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
  • Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.
  • Указывается дата.
  • Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
  • После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).

С 1 июля 2021 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала.

Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется.

Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.
Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

  • Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.
  • Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.

Обычно заверенный документ действителен 30 дней.

Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель. Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна».
Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна».

Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно».

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2021 года и как это было раньше

Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет. Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать.

Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд. Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2021 года: КОПИЯ № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Число Месяц Год 1 2 3 4 Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан») 10 19 02 2021 Принят на должность инженера по безопасности Приказ №7-К от 19.02.2018 11 07 03 2021 Продолжает работать по настоящее время Верно. Директор ООО «Тюльпан» Цветков А.А.

Цветков 19.02.2018 Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2021 года будут требовать, чтобы процедура происходила следующим образом: КОПИЯ № записи Дата Сведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись Число Месяц

Что меняется в оформлении трудовых книжек

Важное По теме Читайте все материалы (181) по теме . Есть обновление (+120), в том числе: 23 июля 2021 г. 13:56 Автор: Анастасия Преображенская, бухгалтер-консультант Линии консультации компании «» Материалы газеты «», июль 2021 Копии трудовых книжек нужно заверять по-новому, в зависимости от того, нужна ли эта копия для банка, ПФР, МФЦ или для внутренних нужд компании.

Первоначально планировалось реализовать изменения по ГОСТу Р 7.0.97-2016 г. еще c 1 июля 2017 г., но приказом Росстандарта от 25.05.2017 г. № 435-ст дата нововведения была установлена на 1 июля 2021 г.

Новый ГОСТ вводит два метода заверения копий трудовых. Они зависят от целей, для которых нужны копии.

Пример. Заверять трудовую книжку в этом случае следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка, то есть на документе ставится отметка «Верно»; указывается ФИО, должность сотрудника, ответственный за ведение кадровых документов; указывается дата заверения; и с 1 июля 2021 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки. Запись может быть такой:

«Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)»

, как на примере ниже. Пример № 2. В этом случае запись, где хранится оригинал трудовой книжки, вносить не нужно.

Достаточно указать запись «Верно»; ФИО, должность, подпись ответственного в кадровом отделе; дата заверения.

Копию трудовой книжки можно получить, написав заявление в организации. Выдать ксерокопию может организации, если ему поручено ведение кадрового учета, с чем можно столкнуться на малых предприятиях.

Копия трудовой книжки должна быть выдана после трех дней с даты заявления от сотрудника, отказать ему без указания причин не имеют права. Срока действия у трудовой книжки нет. Копия начинает действовать с момента ее оформления и выдачи работнику согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 года.

Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 затронуты правила ведения и хранения трудовых книжек, а также изготовления бланков и обеспечения ими работодателей. Министерство труда и социальной защиты является исполнительным органом, который может внести изменения в Трудовой кодекс, и оно считает нужным упростить жизнь кадрового сотрудника. Поэтому так оперативно и стала меняться нормативная база, а также были разработаны нормативно-правовые акты для изменений в постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

Среди важных поправок:

    Отмена подписи работника при его увольнении в трудовой книжке. Отмена подписи работника в личной карточке за каждую вносимую в трудовую книжку запись. Приходно-расходную книгу и книгу учета движений трудовых книжек не нужно будет скреплять печатью, а также пломбировать. Министерство финансов Российской Федерации должно рассмотреть новый порядок изготовления бланков трудовых книжек.

Эти проекты публично обсуждались до конца апреля, после чего переданы на экспертизу, для дальнейшей обработки. Поскольку ведомственные приказы проходят регистрацию достаточно быстро, ожидать нововведения в трудовых книжках можно уже в этом году. Минэкономразвития РФ и Минтруда РФ выдвинули проект о введении электронных трудовых книжек.

Принять его планируется в первом полугодии 2019 г.

Это будет не сканирование трудовой книжки, это будет информационная база данных о карьерных достижениях работника. Этот проект запросит новые данные у организации и предпринимателей в частности трудовой деятельности работников. По планам Минтруда граждане, которые начинают только свою трудовую деятельность, могут вести трудовую книжку в электронном виде, а не заполнять бумажные носители.
По планам Минтруда граждане, которые начинают только свою трудовую деятельность, могут вести трудовую книжку в электронном виде, а не заполнять бумажные носители.

Как правильно заверить копию трудовой книжки

Закон не предусматривает письменной просьбы – заявления о предоставлении требуемой копии. Достаточно устного обращения в отдел кадров, в бухгалтерию или прямо к руководству.

Но в крупных компаниях с разветвленной структурой может быть принят порядок письменного обращения. В этом случае его нужно адресовать на имя начальника отдела кадров либо же генерального директора.

Копию должны выдать не позже, чем в трехдневный срок.

  • Подготовка копии. Не имеет значения, каким образом будет снята копия с документа.

    Чаще всего используется ксерокс, но можно применить сканер, фотографию или распечатать текст из книжки на компьютере.

    Последний способ особенно удобен тогда, когда записи в книжке сделаны не вполне разборчивым почерком или не получается качественный ксерокс. Разрешается даже сделать выписку от руки.

  • ВНИМАНИЕ!

    Не всегда нужно копировать каждую страницу книжки, ведь иногда требуется информация лишь об определенном периоде трудоустройства. Тем не менее копия титульного листа с личными данными сотрудника обязательна во всех случаях.

    • Каждая страница заверенной копии скрепляется печатью организации. Печать должна находиться не на пустой части листа, а располагаться так, чтобы хотя бы частично задевать текст копии.
    • Тут же проставляется дата заверения.
    • На всех страницах копии поставляется отметка «Верно» или «Копия верна».
    • После записи «Верно» заверяющее лицо отмечает свою должность и подписывается, расшифровывая фамилию.

    ВАЖНО!

    Получив на руки копию, сотрудник должен убедиться в правильности заверения (наличии отметки, подписи и печати на каждой странице либо наличие шнуровки и нумерации страниц), чтобы при необходимости своевременно внести корректировки.

    Несмотря на максимально отведенный срок в три дня, в большинстве организаций принято заверять копии трудовой прямо при работнике. Отказ работодателя предоставить заверенную копию или допущенные отклонения от формы являются законодательными нарушениями. Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом.

    Порядок заверения трудовой книжки с 2020 года: образец заверенной копии

    Эта надпись должна содержать сведения о месте хранения оригинала книжки.Здесь может быть указан просто сейф отдела кадров, бухгалтерии или номер личного дела сотрудника, где хранятся все его документы.

    Такая подпись делается в одном месте, там же где указывается, что человек работает до настоящего момента.Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа.

    Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно.

    При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

    • Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
    • Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.
    • Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
    • Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
    • Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
    • Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.

    Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ.

    Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы.

    Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.Ситуаций, когда требуется данный документ, бывает очень много.

    Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

    Надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № .

    за . год» необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала — обратите внимание, что образец заверения копии трудовой книжки, показанный в статье, содержит такую строку.

    Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

    Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя.

    Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять.

    Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.

    В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться.

    В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо. Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным.

    Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов.

    Их следует уточнить заранее. Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать.

    Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

    На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания? Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала. Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит. Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки.

    Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки.

    Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

    Вышел новый стандарт заверения документов, в том числе описывающий и порядок заверения копии трудовой книжки, стандарт действует в 2021 году. Поэтому заверять трудовую книжку в 2021 году надо по-новому.

    В связи с чем появились новые правила заверения трудовых книжек в 2021 года Уже достаточно долго для верного заверения трудовой книжки работодатели руководствуются нормами, описанными в ГОСТ Р 6.30-2003. Но теперь действует новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 («Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

    Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.).

    Изменений не так много, но одно существенное все же есть. Нужно указывать место хранения оригинала трудовой книжки в заверительной надписи, если копия предназначается для другой организации. Для чего необходимо заверение копии За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник.

    Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки.

    При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.

    Заверить трудовую книжку и выдать копию на руки сотруднику необходимо в течение трех рабочих дней с момента его обращения.

    Такой срок предусмотрен в ст.

    62 ТК РФ. Также заверенная копия трудовой книжки может понадобиться и самому работодателю – при подаче документов в соцстрах на возмещение расходов по выплаченным пособиям.

    По данным из трудовой подтверждается стаж, который используется для расчета пособий. Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2017 № 302-КГ17-16190).

    Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.

    На какие данные обратить внимание перед тем, как заверить копию трудовой Перед тем как заверить копию трудовой книжки, надо проверить полномочия лица, который планирует подписать документ.

    Кроме того, необходимо свериться с кадровыми документами, чтобы убедиться, что все записи о переводах, изменении подразделения и иных подобных нюансах были внесены в трудовую.

    Дописывать такие сведения на уже сделанной копии недопустимо. Как заверить трудовую книжку в 2021 году: основные правила Правила заверения трудовой книжки, как уже сказано, пока применяются те, что прописаны в ГОСТ Р 6.30-2003.

    Они требуют, чтобы заверительная надпись содержала такие обязательные пункты:

    • слово «Верно» или аналогичная ему словоформа;
    • должность лица-представителя работодателя, который заверил копию трудовой;
    • подпись и расшифровка подписи;
    • дата заверения копии документа.

    Желательно еще внести запись о том, что работник трудоустроен по сегодняшний день.

    Конечно, только если это соответствует действительности и нет информации о том, что в ближайшие дни сотрудник будет уволен.

    Для того чтобы заверять трудовые книжки по новым правилам 2021 года, необходимо дополнительно делать запись о том, где хранится подлинник трудовой, если копия предоставляется в другую организацию. Место хранения подлинника Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки.
    Место хранения подлинника Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки.

    Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.

    Правда, в большинстве предприятий малого и среднего бизнеса, где штат не настолько велик, трудовые книжки хранятся просто в сейфе, металлическом противопожарном шкафу или ином месте, способном обеспечить безопасность хранения документов. В таком случае достаточно указания наименования организации, которая ответственна за хранение трудовых книжек.

    Образец заверения трудовой книжки по-новому Исходя из действующих правил, так должна выглядеть запись для заверенной копии трудовой книжки: «Верно. Подлинник трудовой книжки находится в ООО «Перспектива» в деле №29 за 2021 год».

    Менеджер по кадровому делопроизводству Алиева (Алиева В.А.) 20.03.2021» Обращаем внимание, что данную запись можно делать и до 1 июля, нарушением это не будет Источник:

    Ольга Савко Начальник группы телемаркетинга Закажите демонстрацию системы Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.

    Акция Переход на отечественную АИС МФЦ Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ Акция «Амнистия» по техподдержке Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015 7 000 компаний 250 во всех городах России и странах СНГ Решения Продукты О компании Пользователям Copyright 2021 «Электронные Офисные Системы» ^

    Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2021 года и как это было раньше

    Неверно сделанная или заверенная копия не будет принята по месту требования и придется все делать заново, теряя время, которое часто весьма ограничено.Оригинал трудовой книжки работающего гражданина храниться в организации, где он работает на данный момент.

    Кто отвечает за ведение трудовой книжки, к кому обратиться?В крупной организации существует собственная кадровая служба: это может быть департамент по кадрам, кадровый отдел или просто специалист по кадрам. Именно у них находится трудовая книжка, они отвечают за своевременное и грамотное заполнение этого вашего документа.

    Именно они, по вашему письменному заявлению, обязаны предоставить запрошенную копию вашей трудовой книжки, предварительно заверив ее, в срок, не превышающий 3 дней.

    Небольшие организации не имеют возможность держать целое структурное подразделение, которое бы занималось кадровыми вопросами – эти обязанности обычно перепоручаются либо секретарю руководителя, либо бухгалтеру.

    Следует написать заявление на имя директора с просьбой предоставить вам заверенную организацией копию вашей трудовой книжки. Сотрудник, выполняющий обязанности кадровика знает, как правильно заверять копии трудовой книжки.Возможны несколько способов изготовления копии:

    1. переписывание от руки.
    2. ксерокопия документа;
    3. сканкопия документа;
    4. компьютерный набор информации, содержащейся в трудовой книжке;

    В зависимости от того, какая организация запросила заверенную копию, следует принять решение, как правильно снять копию трудовой книжки.

    При серьезных случаях следует настоять на изготовлении компьютерной копии – в книжке могут содержаться записи, сложные для прочтения в связи с неразборчивым почерком, которым они выполнены, или неяркие печати, при копировании которых утратится четкость оттиска. Наличие любого из данных недостатков может стать причиной отклонения документа организацией, которая ее запросила.Приняв решение, как оформить копию трудовой книжки, следует иметь в виду, что существует

    Делаем заверенную копию трудовой книжки по всем правилам

    Вы здесь Опубликовано 2014-07-05 21:05 пользователем OP При различных жизненных ситуациях возникает необходимость в заверенных копиях документов. Дабы избежать лишних хлопот, каждый грамотный человек должен знать, где и как сделать заверенную копию трудовой книжки.

    Заверенный документ может понадобиться вам:

    1. для получения кредита в банке или оформления поручительство по кредиту,
    2. для оформления документов на получение загранпаспорта,
    3. в налоговую инспекцию для получения социальных вычетов или любых социальных льгот,
    4. для оформления наследства и пенсии. Это далеко не полный список мест, куда могут потребовать копию заверенной трудовой.

    По закону, согласно документу «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», который был утвержден правительственным постановлением № 225 от 16 апреля 2003 г, работник имеет право, предоставив руководству письменное заявление, получить заверенную копию своей трудовой книжки.

    Тем не менее, каждый работающий человек должен знать, как выглядит заверенная копия трудовой книжки, чтобы, получив копию на руки, убедиться в правильности ее оформления.

    Оригинал трудовой книжки работающего гражданина храниться в организации, где он работает на данный момент. Кто отвечает за ведение трудовой книжки, к кому обратиться? В крупной организации существует собственная кадровая служба: это может быть департамент по кадрам, кадровый отдел или просто специалист по кадрам.

    Именно у них находится трудовая книжка, они отвечают за своевременное и грамотное заполнение этого вашего документа.

    Именно они, по вашему письменному заявлению, обязаны предоставить запрошенную копию вашей трудовой книжки, предварительно заверив ее, в срок, не превышающий 3 дней.

    Небольшие организации не имеют возможность держать целое структурное подразделение, которое бы занималось кадровыми вопросами – эти обязанности обычно перепоручаются либо секретарю руководителя, либо бухгалтеру. Следует написать заявление на имя директора с просьбой предоставить вам заверенную организацией копию вашей трудовой книжки.

    Сотрудник, выполняющий обязанности кадровика знает, как правильно заверять копии трудовой книжки. Возможны несколько способов изготовления копии:

    • ксерокопия документа}
    • сканкопия документа}
    • компьютерный набор информации, содержащейся в трудовой книжке}
    • переписывание от руки.

    В зависимости от того, какая организация запросила заверенную копию, следует принять решение, как правильно снять копию трудовой книжки. При серьезных случаях следует настоять на изготовлении компьютерной копии – в книжке могут содержаться записи, сложные для прочтения в связи с неразборчивым почерком, которым они выполнены, или неяркие печати, при копировании которых утратится четкость оттиска.

    Наличие любого из данных недостатков может стать причиной отклонения документа организацией, которая ее запросила. Приняв решение, как оформить копию трудовой книжки, следует иметь в виду, что существует 2 способа заверить документ.

    1. На копии каждой страницы делается запись «Копия верна», роспись с расшифровкой ответственного лица, дата и печать организации. Часто возникает вопрос, нужно ли заверять каждую страницу копии трудовой книжки – при таком оформлении документа это необходимо.
    2. Копии страниц книжки нумеруются и брошюруются. Шнур прошивки выводится на последнюю страницу и проклеивается листочком бумаги, на который и ставится заверяющая печать и подпись ответственного лица. Ниже пишется «пронумеровано и прошнуровано» с указанием количества листов.

    Часто работники, выполняющие по совместительству функции кадровика, не уверены, нужно ли ставить дату заверения на копии трудовой книжки.

    Не лишним будет проверить наличие даты заверения либо на каждой странице (1 способ заверения), либо на последней (2 способ), в связи с тем, что юридически копия является действительной в течение 1 месяца.

    Необходимо знать, что писать на копии трудовой книжки:

    • в случае, если вы работаете в организации, пишут «Продолжает работать»}
    • если не работаете, пишут « Не работает» с указанием даты увольнения}
    • если вы пенсионер – «Не работает, назначена пенсия» с указанием основания и датой назначения.

    Получив на руки копии трудовых книжек, не существенно, заверяются ли организацией или нотариально эти документы, следует потратить дополнительное время и проверить грамотность заверения документа во избежание наличия ошибок. Неверно сделанная или заверенная копия не будет принята по месту требования и придется все делать заново, теряя время, которое часто весьма ограничено.

    Рубрика: Ключевые слова: Оцените публикацию +1 0 -1

    Как правильно заверить копию трудовой книжки (образец)

    Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя. Указанное требование обязательно для случаев выдачи копий трудовых книжек.

    Для большинства прочих документов допустимо использовать заверение не каждого листа, а только сшивки. Перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия его трудовой книжки, достаточно широк.

    Он не ограничивается только получением кредита.

    Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта.

    не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке.

    Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию. Также некоторые консульские учреждения иностранных государств в составе пакета документов, необходимых для получения визы, могут потребовать предоставить в их адрес копию книжки. Каждая страна самостоятельно разрабатывает такой перечень.

    Всем работникам рекомендуется иметь у себя заверенную копию трудовой книжки. Данный документ будет полезен, например, если произойдет утеря или порча ее оригинала. Пример заверения копии трудовой книжки для этого случая указан в , приведенного выше.

    Помимо случаев, указанных выше, копия трудовой книжки может потребоваться для составления резюме и предоставления ее для изучения будущему работодателю. Заверенная копия указанной книжки может потребоваться работнику в случае его поручительства по кредиту третьего лица.

    Образец заверения работодателем трудовой книжки для банка (независимо от цели ее предоставления) можно скачать по данной ссылке.

    Такое удостоверение подлинности допускается использовать и для предоставления в другие организации. Следует подчеркнуть, что перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия трудовой книжки, не установлен законодательно и не является исчерпывающим.

    Он подлежит корректировке с учетом жизненных обстоятельств и разных целей.

    Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам

    Затем ставится полностью подпись лица, создавшего копию.

    Заверение ксерокопии выполняется в соответствии со следующими этапами:

    • Фиксирование должности и ФИО лица, которое заверяет ксерокопию.
    • Ниже всех ранее проставленных записей проставляется отметка «Подлинник хранится…».
    • Указание даты заверения.
    • Проставление печати фирмы.
    • Подпись лица, заверяющего документ.
    • На последнем листе проставляется отметка «Верно» или «Копия верна».

    С 1 июля отсутствие записи считается ошибкой. Исключение – копия создается для внутренних целей компании.

    При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

    1. Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
    2. На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
    3. Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
    4. На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
    5. Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.
    6. Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
    7. Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.

    Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается.

    Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы. В большинстве случаев копия трудовой книжки запрашивается именно банком или кредитным учреждением.