Хранение документов при ликвидации ооо



Хранение документов при ликвидации ооо

Срок хранения документов после ликвидации ООО


После прекращения работы компании остается большой объем документов. Логично, что их можно выкинуть или уничтожить любым другим способом. Однако закон запрещает это делать, так как в организации, помимо прочих, могут быть бумаги строгой отчетности. Узнайте, сколько нужно хранить документы после ликвидации ООО.Конкретного перечня документов, которые должны остаться после того, как предприятие завершит свою деятельность, нет.

Есть лишь требование закона о том, что отчетные бланки и первичная документация должны храниться в течение соответствующего времени.Даже если организация уже не действует, впоследствии часть документации может быть запрошена в судебном порядке из места хранения. Например, информация о том, что гражданин работал именно в этом месте.

Так как личные дела сотрудников будут храниться в архиве, сведения из них выдаются по запросу.Какие еще могут быть документы:

  • личная переписка;
  • договоры с контрагентами;
  • кадровые документы сотрудников;
  • учредительные документы;
  • бухгалтерские бумаги и т. д.

Обязанность по подготовке документов и их последующая передача на хранение возлагаются на ликвидационную комиссию.

Для каждого документа установлен свой срок хранения. Его нужно смотреть в нормативном акте по конкретной сфере. Это могут быть приказ, письмо или инструкция.

Все они носят подзаконный характер, но обязательны для исполнения.Например, для первичной бухгалтерской документации срок хранения составляет 4 года. Но даже если она будет утеряна, налоговая все равно произведет расчет налога, но на основании имеющихся данных о плательщике. То есть его сумма может быть намного больше той, которая могла бы быть исчислена, исходя из представленных бумаг.Что касается кадровой документации, то здесь тоже есть четкое подразделение по срокам хранения в зависимости от конкретного документа.

Например, табель учета рабочего времени хранится 50 лет, бумаги о премировании – 5 лет, личные дела – 50 лет, невостребованная трудовая – 75 лет или до востребования.Срок хранения необходимо считать с момента, когда документ был использован, а не оформлен. Например, приказ об отпуске может быть одной датой, но работник с ним ознакомился позже.

Поэтому день начала хранения считается от даты ознакомления.После того как процесс ликвидации завершен, бумаги подготовлены для дальнейшей передачи, необходимо выяснить 2 обстоятельства:

  1. Был ли у общества договор с государственной архивной организацией. Если был, то документация передается туда.
  2. Установлена ли в отношении документов обязательность их хранения. Если договора с архивом не было, то в архив передаются только личные дела работников.

Конкретный архив или иное лицо выбирается ликвидатором.В случае, когда договора с архивом нет, это не личные дела работников, бумаги могут быть переданы одному из участников общества.Документацию, для которой законодатель не установил срок хранения, целесообразно хранить не более 3 лет после проведения процедуры ликвидации.

Это общий срок исковой давности для обращения в суд по делам, связанным с работой общества.Бумаги, срок хранения которых вышел или они носят личный характер, по решению ликвидационной комиссии можно уничтожить.Прочтите: Для того чтобы передать документы в архив, вне зависимости от того, был ли заключен у общества с ним договор, необходимо их подготовить. Алгоритм действий следующий:

  1. Бумаги остаются только в одном экземпляре – оригинале.
  2. Они подшиваются в дело (не более 250 листов в одном томе). Папки формируются по номенклатуре.
  3. Все дела должны быть разложены в хронологическом порядке и по сроку хранения.
  4. В каждой папке составляется внутренняя опись, бумаги нумеруются.

Далее все документы передаются в архив.Если документы, оставшиеся после ликвидации, выбросить или неправильно организовать их хранение, то виновное лицо привлекается к административной ответственности. устанавливает наказание за нарушение требований закона о хранении документов в виде штрафа:

  • для должностных лиц – от 2500 руб.;
  • для организаций – от 200 до 300 тыс. руб.

Должностные лица, которые осуществляют контроль за исполнением архивного законодательства.

В отношении акционерных обществ и страховых компаний – это Центральный Банк РФ. В отношении ООО орган не определен.Если документ был утерян более года назад, к административной ответственности общество не привлекается.

Необходимо получить справку из уполномоченных органов, подтверждающую наличие происшествия.

Но только ее одной будет недостаточно.

Ликвидатор должен предпринять действия, свидетельствующие о том, что он пытался найти или восстановить бумаги.

По возможности, должны быть в наличии вещественные доказательства такого восстановления (например, съемка на видео, как пытаются потушить пожар своими силами до прибытия пожарных).Это необходимо для того, чтобы не было штрафов, а все налоги были рассчитаны без недоимки.Кроме того, документами могут заинтересоваться правоохранительные органы по делам, связанным с мошенничеством, неуплатой налогов и т. д. Отсутствие бумаг существенно усложнит проведение следственных мероприятий.Прочтите: Таким образом, законодатель возлагает обязанность по хранению документов, оставшихся после ликвидации общества, только в том случае, если имеется нормативный акт со сроками хранения. Во всех остальных случаях бумаги могут быть уничтожены или переданы лицу, определенному ликвидатором или конкурсным управляющим.

ВС: при ликвидации юрлица его документы не подлежат безусловному уничтожению

Со ссылкой на отдельные положения Закона о банкротстве Верховный Суд пояснил, что в обязанности конкурсного управляющего перед должником входят организация упорядочения архивных документов последнего, самостоятельное хранение документации или передача на хранение в архив. При ликвидации юрлица, в том числе в результате банкротства, его документы не подлежат безусловному уничтожению, даже по причине истечения сроков их хранения. Такая правовая позиция вытекает из косвенных разъяснений Закона о банкротстве и судебной практики ( ВС РФ от 2 февраля 2016 г.

№ 302-ЭС15-14349).

«Таким образом, нормы действующего законодательства не содержат положений о том, что документация должника, потенциально относящаяся к числу доказательств по делу, может быть уничтожена конкурсным управляющим по своему усмотрению до завершения конкурсного производства, даже в отсутствие возражений конкурсных кредиторов, и тем более при наличии в суде нерассмотренного заявления о привлечении контролирующих должника лиц к субсидиарной ответственности по обязательствам должника, что указывает на преждевременность выводов судов о необоснованности жалобы»

, – указано в определении. Верховный Суд добавил, что возложение на арбитражного управляющего соответствующей обязанности по хранению документации должника в числе прочего означает, что последний как профессиональный антикризисный менеджер должен действовать добросовестно и разумно, исходя из баланса объективно противопоставленных интересов вовлеченных в процесс несостоятельности лиц (должника, кредиторов и общества).

Следовательно, его деятельность должна быть направлена прежде всего на минимизацию расходов, осуществляемых за счет имущества должника, из которого формируется конкурсная масса. В связи с этим Суд отправил дело на новое рассмотрение в АС г. Москвы, которому следует проверить доводы конкурсного управляющего о его добросовестности при уничтожении документации должника.
Москвы, которому следует проверить доводы конкурсного управляющего о его добросовестности при уничтожении документации должника.

Комментируя определение, арбитражный управляющий СРО АУ «СЕМТЭК»

Порядок передачи документов на хранение в архивные учреждения при ликвидации организации

В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе. Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:

  1. составление описей и научно-справочного аппарата к нему.
  2. оформление дел;
  3. проведение экспертизы ценности документов;

При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).

К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:

  1. личные дела;
  2. карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);
  3. лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
  4. протоколы заседаний комиссий по
  5. табели и наряды работников вредных профессий;
  6. распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);
  7. трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
  8. акты о несчастных случаях, связанных с производством;
  9. списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
  10. тарификационные ведомости;

Как самостоятельно закрыть ООО: пошаговая инструкция

Специальных требований нет, но на практике его составляют по тем же правилам, что и обычный бухбаланс по форме №1, и добавляют сведения:

  1. о составе имущества организации,
  2. о требованиях, которые удовлетворил суд вступившим в законную силу решением.
  3. о требованиях, которые предъявили кредиторы, и результатах их рассмотрения,

Для подготовки баланса нужно разбираться в бухучёте, поэтому, если у вас нет опыта в этом деле, обратитесь за помощью к бухгалтеру. Когда промежуточный бухбаланс готов, утвердите его на собрании учредителей или решением единственного участника, чтобы утвердить бухбаланс. Подайте ликвидационный баланс в налоговую вместе с .

Приложите к документам подтверждение публикации в «Вестнике государственной регистрации» и протокол собрания учредителей или решение единственного участника ООО об утверждении бухбаланса. По закону они не нужны, но на практике налоговая может их попросить.

Платите по долгам в порядке очередности по Гражданскому кодексу.

Сразу после утверждения ликвидационного баланса рассчитайтесь:

  1. во вторую очередь с работниками по трудовому договору по выплате зарплаты и выходных пособий.
  2. в первую очередь с гражданами, перед которыми ваша организация отвечает за причинение морального вреда или вреда жизни и здоровью, если такие есть,

Спустя месяц со дня утверждения ликвидационного баланса, погасите долги третьей и четвертой очереди:

  1. в четвертую очередь — оставшиеся долги.
  2. в третью очередь заплатите все налоги и страховые взносы, штрафы и пени,

Если денег не хватает, ликвидационная комиссия продаёт имущество организации на торгах. А если и выручка от продажи имущества не покроет долги компании, тогда нужно открывать процедуру банкротства. Для этого лучше обратиться к специалистам по делам о банкротстве.

После расчётов с сотрудниками, контрагентами и государством, составьте и утвердите ликвидационный баланс.

Он также составляется по общим правилам подготовки

Как правильно хранить документы

Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек.

Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.

Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.Подготовка к хранению документов.

Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.

Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст. Дальше можно передавать документы в архив. Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.

Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно.

Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя. Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью.

Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.Для хранения электронных документов тоже есть свои правила: хранить электронные документы минимум на двух разных носителях.

Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.Для хранения электронных документов тоже есть свои правила: хранить электронные документы минимум на двух разных носителях.

Что делать с документами при ликвидации компании

Для быстрого определения сроков хранения можно воспользоваться бесплатным интернет-сервисом.

Схема передачи документов при ликвидации компании выглядит просто. Если есть компания, являющаяся ее правопреемником, то документы должны быть переданы в ее добрые руки (см.

п. 9.7 Основных правил работы архивов организаций).

Если такой компании нет, то аналогичный порядок применяется в отношении вышестоящей организации, которая по закону получит все ваше бумажное наследство.

Если нет ни правопреемника, ни вышестоящей организации, документы передаются

«на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии ­– в государственный архив»

(см. п. 9.7.2 там же). К сожалению, о таких центрах знают не многие, да и созданы они лишь в некоторых регионах страны.

К примеру, на основании Постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 г. № 81 «О создании архивов административных округов» в столице действуют архивные центры, на которые возложены функции по хранению архивных документов московских организаций. Если в вашем субъекте такие центры пока не появились (что наиболее вероятно), вам придется обратиться в государственный или муниципальный архив.

В отличие от документов постоянного срока хранения и документов по личному составу, которые после ликвидации в обязательном порядке должны храниться в госархиве, в хранении документов временного срока хранения государство вам вправе отказать (если, например, в архиве на момент обращения не оказалось свободных площадей).

В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем.

Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см. выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация.

Ликвидация компании: что делать с документами и печатью (2 часть)

Приняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании). Что делать с документами и печатью при ликвидации компании? Определившись с перечнем документов, которые подлежат уничтожению, члены ликвидационной комиссии должны составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Документы, предназначенные для уничтожения, передаются на переработку (утилизацию) с оформлением приемо-сдаточной накладной. В накладной указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Компания может самостоятельно (без привлечения сторонней организации) уничтожить документы, например, с помощью шредера (офисного измельчителя бумаги).

В этом случае составляется акт об уничтожении документов. Если ликвидационная комиссия проигнорирует вышеуказанные требования и не передаст документы в архив (либо уничтожит документы с не истекшим сроком хранения), члены комиссии могут быть привлечены как к административной, так и к уголовной ответственности (за сокрытие (уничтожение) официальных документов).

За нарушение норм хранения архивных документов для должностных лиц действует ст.13.20 КоАП РФ, а для отдельных видов компаний (АО, ООО) ответственность установлена ст.13.25 КоАП РФ. Так, нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, влечет предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 рублей. Для АО, ООО, профессиональных участников рынка ценных бумаг, ПИФ, НПФ и пр.

нарушение порядка и сроков хранения документов, которые предусмотрены законодательством об АО, ООО влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 2 500 до 5 000 рублей. Ответственным за передачу документов лицам может грозить и уголовное наказание в виде (п.1 ст.325 УК РФ):

  • штрафа до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев;
  • обязательных работ на срок до 480 часов либо исправительных работ на срок до 2 лет либо принудительных работ на срок до 1 года;
  • ареста на срок до 4 месяцев;
  • лишения свободы на срок до 1 года.

Для тех компаний, у которых есть печать необходимо соблюсти определенные процедуры ее уничтожения. Также, как и с истекшей документацией, печать может быть уничтожена:

  • самостоятельно (силами самой компании);
  • с привлечением специализированной компании (штемпельной мастерской);
  • органом по учету печатей (если печать была внесена в государственный реестр печатей).

При уничтожении печати собственными силами, уничтожение также производится членами ликвидационной комиссией.

После уничтожения комиссия составляет акт, в котором указывает:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии; основание уничтожения печатей (штампов);
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей (штампов);
  • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а изделия из металла — опиливаются двумя перекрестными линиями);
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования; подписи членов комиссии.

В случае уничтожения печатей по договору специализированными организациями печати (штампы) сдаются в соответствующую организацию.

Ликвидируемой организации выдается акт об уничтожении, на обороте которого проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов. Акты об уничтожении с оттиском старой печати необходимо хранить на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и другим документам, которые скреплены данной печать. Юристы и бухгалтера компании «РосКо» смогут грамотно и профессионально сопроводить процесс ликвидации бизнеса.

Юристы и бухгалтера компании «РосКо» смогут грамотно и профессионально сопроводить процесс ликвидации бизнеса. Заполните форму, и мы оперативно проконсультируем Вас по данным вопросам: : Теги: Пост написан компанией Это авторский материал. Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано.

Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка» ГК «РосКо — Консалтинг и аудит» образована в 2004 году. Являемся членом Московской ТПП, Палаты Налоговых консультантов, СРО «Российский союз аудиторов» и НП «Партнерство РОО».

  • 293 889 охват за месяц Пользователи, заинтересованныев материалах компании 2 443 847 за все время
  • 120 оценили материалы
  • 66 в избранном
  • 116

Составлен на основе интереса пользователей «Клерка» 1 место

Ликвидация компании: что делать с документами (1 ч.)?

17 июня 20201,4 тыс. прочитали1,8 тыс. просмотров публикацииУникальные посетители страницы1,4 тыс. прочитали до концаЭто 79% от открывших публикацию2 минуты — среднее время чтенияПриняв решение о ликвидации компании, у бизнесменов возникает вопрос о сроках хранения (уничтожения) документации, а также печати (если она есть в компании).

Что делать с документами и печатью при ликвидации компании?Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит» https://rosco.su/Напомним, что по общему правилу, ликвидация считается завершенной, а компания — прекратившей существование после внесения об этом записи в ЕГРЮЛ.Важно! Сразу отметим, что не у всех ликвидируемых компаний встает вопрос об уничтожении печатей. Некоторые компании (как правило, малый бизнес, где нет разветвленной структуры управления) отменили круглую печать благодаря действию Федерального закона от 06.04.2015 г.

№ 82-ФЗ (вступил в силу 7 апреля 2015 г.).

  • внести в установленном порядке изменения в устав компании (при наличии упоминания о круглой печати), заполнив заявление по форме P13001;
  • не вносить никаких изменений (при отсутствии упоминания о круглой печати компании);
  • для созданных компаний после 7 апреля 2015 г. сведения о печати не указывать в уставе компании.

Но ряд компаний продолжают использовать печати и для них актуальным является вопрос о порядке уничтожения печати.Можно ли сразу уничтожить документацию компании после внесения записи в ЕГРЮЛ о ее ликвидации? Казалось бы, нет компании – нет и документов.Однако это не так. Как указано в п.1 ст.89 Федерального закона от 26.12.1995 г.

№208-ФЗ «Об акционерных обществах» и п.1 ст.50 Федерального закона от 08.02.1998 г.

№14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» компании обязаны хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.Порядок хранения и уничтожения документов определен Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов.

№125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», в котором обозначено, что все компании обязаны хранить документы в течение сроков их хранения, а также перечнями документов.

То есть никаких исключений для ликвидируемых компаний в части хранения документов, не сделано.А не так давно (Приказ Росархива РФ от 20.12.2019 г. №236

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»

, далее по тексту — Перечень) был утвержден новый перечень со сроками хранения документов. Указанные сроки хранения обязаны соблюдать все компании независимо от организационно-правовой формы или формы собственности.

За нарушения срока хранения документов компании грозят серьезные штрафы. Куда должна сдавать документацию ликвидированная компания?В случае ликвидации негосударственных компаний (в т.ч.

в результате банкротства), архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией на хранение в государственный или муниципальный архив. Таковы требования ст.23 Закона об архивном деле.Важно!

Таким образом, если не истек срок хранения документов, то они не должны уничтожаться.

Их нужно передать в государственный архив.С этой целью ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.

  • хранению и передаче в государственный архив;
  • уничтожению (у которых истек срок хранения).

При подсчете сроков хранения должно учитываться следующее.

Установленные сроки хранения документов отсчитываются не от даты составления документа, а с 1 января следующего года. Например, лицевые счета работников, личные карточки работников, исполнительные документы хранятся не менее 75 лет, а документы о дебиторской и кредиторской задолженности (справки, акты сверки, переписка и др.) — не менее 5 лет.Общий срок хранения документов бухгалтерского учета установлен 5 лет (ст.29 Закона №402-ФЗ) при условии проведения ревизии по этим документам. Однако из этого правила есть исключения – саму годовую бухгалтерскую отчетность, аудиторские заключения по ней, полученные по годовой отчетности, хранятся постоянно.

То есть такие документы готовятся к сдаче в архив с отметкой «постоянно».Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг хранятся 50/75 лет (п.301 Перечня).Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов (сборов) должны храниться не менее четырех лет (пп.8 п.1 ст.23, пп.5 п.3 ст. 24 НК РФ). Однако НК РФ установлены исключения из общего правила.

Особые сроки хранения документов для подтверждения расходов, принимаемых в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, предусмотрены гл. 25 НК РФ. Так, компания обязана хранить первичные документы, которые подтверждают размер полученного убытка (в случае его переноса на будущие периоды), в течение всего срока переноса убытка (п.4 ст. 283 НК РФ, п.7 ст. 346.18 НК РФ).Статья подготовлена специалистами компании «РосКо – Консалтинг и аудит»

Рекомендуем прочесть:  Инн где можно сделать в тюмени

Что делать с документами организации при ее ликвидации

Ликвидация организации влечет ее прекращение.

Но прекращается она как запись в ЕГРЮЛ.

Ее имущество, активы — распродаются и за счет этого покрываются требования кредиторов.

Офис, если арендован — возвращается арендодателю, договоры расторгаются.

А вот документы — кадровые, бухгалтерские, внутренние — остаются.

И просто так сжечь их или сунуть в шредер не получится. Их необходимо передать в архив.Такая обязанность определена п.10 ст.

23 ФЗ «Об архивном деле»:«При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства».Понятие «упорядочения архивных документов» содержится в ст. 3 того же закона:упорядочение архивных документов — комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

То есть, их нельзя просто свалить в кучу и передать в таком виде.

Их нужно распределить, рассортировать, подшить в отдельные дела, составить по ним описи.

Также дополнительно необходимо подготовить исторические справки, предисловия к описям. И только потом передавать документы в архив.Компания «Делис Архив» поможет : проведет экспертизу, составит описи, сброшюрует документы по всем правилам архивного дела.Документов, на самом деле, остается много, особенно если компания реально осуществляла деятельность и просуществовала не один год. Документы могут быть следующие:

  • кадровые документы;
  • договоры с контрагентами со всеми дополнениями;
  • внутренняя и внешняя корреспонденция;
  • статистическая, налоговая, бухгалтерская отчетность;
  • бухгалтерская первичка;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • прочие документы.

В случае ликвидации организации обязанности по передаче документов на хранение в архив возлагается на ликвидатора (ликвидационную комиссию).В государственный архив сдать документы можно только при наличии договора и то не все, а только кадровые документы (документы по личному составу).

Если госархив обладает свободными площадями и ликвидатор готов оплачивать передачу, то на хранение могут принять и бухгалтерские документы, но зачастую госархив такие документы не принимает.Важно: Заключать договор лучше после подачи сообщения о составлении промежуточного ликвидационного баланса.

Тогда становится ясно, каким путем будет ликвидирована компания (ликвидация или упрощенное банкротство), и соответственно, чьей головной болью будет передача документов в архив — ликвидатора или арбитражного управляющего.Все, что остается, ликвидатор может по акту передать участнику ликвидируемой компании. Если компания не ликвидирована, а, к примеру, реорганизована через присоединение, документы по акту передаются компании-правопреемнику.Итак, перед передачей документов в архив необходимо:

  • заключить договор (это можно сделать только при ликвидации, заранее нельзя);
  • оплатить пошлину (размер определяется договором);
  • дождаться результатов приемки — госархив проверит сопроводительные документы, если что-то оформлено неверно, придется исправлять ошибки.

Оставшуюся документацию придется хранить где-то еще.Документы временного и постоянного срока хранения, кадровые дела ­можно передать на в коммерческую организацию.

И тут — внимание! Важно предусмотреть в договоре условие об уничтожении документов организацией-хранителем по истечении временного срока хранения.

Кроме того, данное решение ликвидационной комиссии должно быть закреплено в ее распорядительном документе.У «Делис Архив» собственное помещение для хранения, мы маркируем документацию при помощи штрих-кодов поэтому легко найдем любой документ, если он вам вдруг понадобится. По вашему желанию мы организуем , которым вы сможете пользоваться самостоятельно.Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт.
По вашему желанию мы организуем , которым вы сможете пользоваться самостоятельно.Печати нужно уничтожить, по этому поводу ликвидатор составляет соответствующий акт. Торопиться с уничтожением не стоит, лучше всего это сделать, когда из регистрирующей налоговой получен соответствующий Лист записи об исключении компании из ЕГРЮЛ в связи с ее ликвидацией.Печать сложно утилизировать самому (не стоит просто ее выкидывать), поэтому лучше доверить эту работу .

: Теги: Пост написан пользователем Это авторский материал.

Мнение редакции «Клерка» может не совпадать с тем, что в нем написано. Создайте свой блог, выскажитесь и станьте суперзвездой «Клерка» «Делис Архив» – одна из крупнейших российских архивных компаний полного цикла. Более 20 лет мы помогаем нашим клиентам сокращать затраты и внедрять эффективные подходы к управлению документами.

  • 14 900 охват за месяц Пользователи, заинтересованныев материалах компании 175 215 за все время
  • 48 оценили материалы
  • 15 в избранном
  • 29

Составлен на основе интереса пользователей «Клерка» 28 место 1 отзывов

Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

Звуковые и видеодокументы хранятся 3 года с момента записи, а фотографии — 5 лет с момента съемки. Длительное время хранятся документы:

  1. по капитальному строительству (общие и специальные журналы учета строительных работ, документы по реконструкции и капитальному ремонту — 20 лет);
  2. по радиационной безопасности (карточки учета индивидуальных доз облучения персонала — 50 лет).
  3. по труду и занятости (аттестационные заключения, акты и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, материалы расследований по ним — 45 лет; акты о случаях профессиональных заболеваний — 75 лет);

Действует различие по кадровым документам, оформленным до и после 01.01.2003 года.

Первые хранятся 75 лет, а вторые всего 50 лет.

2. Архивирование документов, подлежащих хранению после ликвидации ООО Хранение документов после ликвидации ООО может осуществляться в нескольких видах архивов и разными способами.

Самый популярный способ архивирования документов при ликвидации ООО — формирование бумажных складов. Рекламные компании и творческие объединения оставляют после себя аудиовизуальные архивы. Документы, имеющие общественную ценность, научную или техническую, сдаются в соответствующие государственные архивы.

Современным способом сохранения значимой информации при ликвидации ООО является сдача документов в архив на электронных носителях.

Архивы, принимающие документы на хранение от закрывшихся компаний, бывают государственные и частные. Государственные архивы хранят значимые документы бесплатно, а частные архивы хранят любые документы, но на платной основе. Архивный фонд Российской Федерации принимает на хранение документы:

  1. имеющие важное политическое или научное значение;
  2. касающиеся важных событий;
  3. содержащие уникальную информацию.
  4. созданные в важном историческом месте или в значимый период времени;
  5. составленные выдающейся в какой-либо сфере личностью;

Сдаваемые в Архивный фонд документы должны обладать целостностью, позволяющей их использовать.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

За его совершение ответственность предусмотрена двумя статьями КоАП РФ (Кодекса об административных правонарушениях) – ст. и ст. 13.25 (). Однако с их применением есть сложности, что позволяет массово нарушать установленные законом требования к сохранности документов. В частности, ст. 13.25 грозит юридическим лицам, нарушившим срок и порядок хранения документов, штрафом в размере 200 000 – 300 000 рублей.

Но применить его к ликвидированной компании, бывшее руководство которой, например, выкинуло или сожгло бумаги, не удастся. Для должностных лиц штраф небольшой, он составляет 2 000 – 5 000 рублей.

Но и эту санкцию можно вменить только в течение года со дня совершения правонарушения (КоАП, ст.). Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в Рубрики: Tags:

    ,

Кадровое делопроизводство Бухгалтерский учет, Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство | 15:54 22 ноября 2019 Кадровое делопроизводство | 12:20 30 декабря 2019 Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Кадровое делопроизводство Страховые взносы ПФР Заработная плата Декретный отпуск Выплаты персоналу Кадровое делопроизводство Бухгалтерский учет НПД Регистрация налогоплательщиков Налог на имущество Экономика и бизнес НПД Банки Пенсионеры Экономика и бизнес ИП Современный предприниматель Налоги и учет для малого бизнеса © 2006 — 2021 Все права защищены. При полном и частичном

Все о хранении документов: сроки, штрафы, правила при ликвидации и последствия при проверках

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Ликвидация предприятия не предполагает уничтожения его документов. Если у предприятия не было специального договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России (а у большинства частных коммерческих обществ его нет), государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников общества. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются. Потерять документы или неправильно их хранить — это административное правонарушение.

Нарушение требований законодательства о хранении документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей (ст. 13.25 КоАП). Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п.

59 ст. 28.3 КоАП). С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

Срок хранения документов после ликвидации ООО в 2021 году

При этом выполняется следующее:

  • Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
  • Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
  • Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.
  • Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
  • Нумерация папок дел.

После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив. Важно! Опись дел, передаваемых на хранение в архив после ликвидации общества, следует составить в трех экземплярах. Если компания работала продолжительный период времени, то документов останется очень много.

Поэтому процесс подготовительных мероприятий к хранению может быть очень трудоемким и длительным.